No existe una solución milagrosa cuando se trata de mejorar la eficiencia en el trabajo. La productividad profesional varía a lo largo de cada día, semana y mes. Sin embargo, utilizar estrategias de gestión del tiempo puede ayudarle a gestionar mejor su agenda, su energía y su atención.
Aquí, destacamos algunas de las mejores estrategias de gestión del tiempo disponibles. Además de aumentar su productividad, estas útiles prácticas pueden ayudar a reducir el estrés, aumentar su energía y liberar más tiempo.
Reflexiona sobre cómo usas tu tiempo
Aprovechar al máximo su tiempo suele comenzar con la autorreflexión. Utilice las siguientes preguntas como guía para comprender mejor sus procesos actuales.
Puede utilizar sus respuestas para ayudarle a elegir estrategias de gestión del tiempo.
¿Cuándo eres más productivo y alerta?
Nuestros relojes internos de productividad siguen un ritmo que puede afectar nuestra productividad en determinados momentos.
Piensa en cuándo te sientes más alerta y ambicioso y programa las tareas más importantes durante ese tiempo. Estos períodos de máxima productividad deben estar llenos de trabajo profundo y concentrado.
¿Cuáles son tus hábitos de distracción?
Muchas personas están rodeadas de distracciones que les dificultan concentrarse en el trabajo. Para combatir estas interrupciones, primero debes comprender tus hábitos de distracción.
Piense en lo que más le distrae, cuándo tienden a aparecer las distracciones y en sus niveles de energía cuando lo hacen.
¿Dónde coloca su tiempo, energía y atención durante la jornada laboral?
Evalúa honestamente cómo delegas tu tiempo, energía y atención. Piensa en lo que te comprometes a completar las tareas y en lo que aportas a tus descansos.
Si bien los descansos tienen beneficios para la salud y la productividad, demasiados descansos reducen sus horas de trabajo. Descubra cómo funcionan las cosas actualmente para poder realizar mejoras.
¿Necesitas mejores límites?
Cuando pienses en cómo mejorar tu concentración, debes analizar tus límites en el trabajo. ¿Se pone a disposición gratuita de sus compañeros de trabajo? ¿Qué pasa con tus amigos y familiares?
Si bien ciertos contactos necesitan respuestas instantáneas, es posible que tengas que posponer la respuesta a correos electrónicos, llamadas, mensajes de texto y mensajes de redes sociales para administrar mejor tu tiempo.
¿Cómo empleas tu tiempo antes de empezar a trabajar?
Por último, debes valorar tu rutina matutina. Piensa en lo que haces para prepararte para el trabajo y considera en qué tipo de espacio mental te encuentras habitualmente para comenzar el día.
¿Te levantas y te vas, desayunas o haces ejercicio? ¿Tu viaje te relaja o te estresa?
Estrategias de gestión del tiempo que puedes empezar de inmediato
Después de responder esas preguntas, debería tener una mayor perspectiva sobre sus hábitos y procesos de trabajo. Ahora puedes implementar estrategias de gestión del tiempo para mejorar tu productividad y tomar el control de tu día.
Tú mismo te conoces mejor. Si una de estas opciones no funciona para usted, pruebe con otra.
Tori Rubloff/
1. Método GTD
El consultor de productividad David Allen creó un método llamado Getting Things Done, que ayuda a los profesionales a organizar y ordenar su tiempo. Allen destaca cinco pasos necesarios para este método:
Graba todo lo que te llame la atención a lo largo del día.
Aclare si el elemento que llama la atención requiere acción o no.
Organice todos los elementos que llamen la atención en categorías, como procesables, basura o retenidos.
Revise estas categorías, elementos que llaman la atención y distracciones con regularidad.
Utilice este sistema para tomar mejores decisiones con su tiempo.
2. Establezca prioridades mensuales y semanales, que informarán sus prioridades diarias
Priorizar tus tareas semanales y mensuales por importancia y urgencia puede ayudarte a descubrir cómo planificar tus días individuales y mantener el rumbo. Intente completar las tareas más importantes mucho antes de su fecha límite. Trabaje en ellos durante los momentos en que sea más productivo.
Esto asegurará que realices los trabajos necesarios mientras aún tengas energía. Esto también le deja tiempo para dedicar las tareas sobrantes a medida que su agenda se libera.
3. Planifica tu día
Establecer su horario diario puede ayudarlo a concentrarse en las tareas que tiene entre manos sin preocuparse por qué más debe hacer. Al final de la jornada laboral, escriba todas las tareas que debe realizar al día siguiente. O puedes hacer esto cada mañana.
Además de liberar tu cerebro, planificar tu día de esta manera puede ayudarte a priorizar y evitar posponer u olvidar una tarea por completo.
4. Divida las tareas grandes en otras más pequeñas
Sobre el papel, las tareas grandes parecen desalentadoras y pueden resultar difíciles de iniciar. Para luchar contra la procrastinación, intente dividirlos en partes más pequeñas y manejables. Estas tareas más pequeñas serán más fáciles de iniciar y completar.
Bonificación: marcar los elementos completados a medida que avanza puede resultar gratificante.
5. Bloque de tiempo
Bloquear el tiempo de tu día es una estrategia popular de gestión del tiempo. Este método le permite reservar períodos de tiempo para tareas relacionadas, como tareas administrativas, tareas de trabajo profundas, correos electrónicos, descansos, reuniones y planificación.
Esta estrategia puede ayudarle a concentrarse en las tareas y evitar distracciones, sabiendo que tiene un bloque programado para otras cosas. El bloqueo de tiempo también te ayuda a priorizar y visualizar tus tareas y tu día.
6. Agrupe tareas similares por lotes
Al diseñar sus tareas diarias, considere agrupar tareas similares como una estrategia eficaz de gestión del tiempo. Esto le ayudará a evitar el cambio de contexto, un método improductivo para hacer malabares mentalmente con múltiples tareas.
Al agrupar tareas por lotes, puede moverse más fácilmente entre tareas que requieren habilidades iguales o similares. Tu forma de pensar será coherente y tus acciones más deliberadas al cambiar.
7. Limite la consulta de correo electrónico y aplicaciones de mensajería del trabajo (a menos que sea una tarea laboral principal)
Muchos profesionales reciben correos electrónicos y mensajes periódicamente durante el día. Verificarlos y responderlos constantemente podría crear problemas reales de productividad. A menos que responder correos electrónicos y mensajes sea una parte principal de su trabajo, es posible que desee limitar la frecuencia con la que responde.
Considere posponer las notificaciones de mensajes y correos electrónicos como una estrategia de gestión del tiempo. Reserva un tiempo para revisar y responder a todos los contactos que recibiste hasta ese momento. Esto elimina una posible interrupción de su concentración.
8. Mantente organizado
Cuando su escritorio no está organizado, puede resultar difícil concentrarse en una sola cosa. Lo mismo ocurre con tu cerebro. Su cerebro sólo puede concentrarse en unas pocas cosas a la vez, por lo que el desorden mental le resta productividad y tareas importantes.
El desorden mental se puede minimizar con una planificación y organización adecuadas. Dedica algo de tiempo a escribir todas las cosas que necesitas hacer ese día y programa un tiempo para completarlas. Si encuentra que su cerebro se atasca con cosas nuevas que hacer, haga una pausa y escríbalas también.
9. Evite el cambio rápido de tareas y el trabajo a medias
La multitarea y el cambio de tareas pueden parecer una estrategia productiva de gestión del tiempo, pero en realidad pueden hacer más daño que bien. Según la Asociación Estadounidense de Psicología, cambiar de tarea nos ralentiza al crear pequeños bloqueos mentales después de cada turno.
Con el tiempo, estos pequeños bloqueos se acumulan y provocan fatiga mental y una gran pérdida de tiempo. Evite esto comprometiendo esfuerzos para iniciar y completar una tarea.
10. Encuentre herramientas de productividad que funcionen para usted
Las aplicaciones de productividad te ayudan a administrar tu tiempo y tus tareas. Te mantienen organizado y te ayudan a planificar tus días y proyectos. Al brindarle asistencia para la estrategia de administración del tiempo, estas aplicaciones lo ayudan a administrar sus listas de tareas pendientes y horarios de manera más efectiva.
Con muchas excelentes opciones disponibles, encuentre una o dos que se adapten bien a su estilo y se adapten mejor a sus necesidades.
Adoptar una actitud saludable hacia la gestión del tiempo.
La implementación de estrategias de gestión del tiempo es un proceso que puede tardar en concretarse. Nunca alcanzarás la perfección porque las interrupciones y circunstancias inesperadas son parte de la típica jornada laboral.
Lo importante es desarrollar prácticas que mejoren gradual y colectivamente su agenda y productividad.
Si bien es importante comprometerse con estas estrategias de administración del tiempo, también debe ser indulgente y justo consigo mismo. Habrá momentos en los que tu productividad disminuirá, así que trata de no ser demasiado duro contigo mismo cuando esto suceda.
También debes darte tiempo para descansar y recargar energías, lo que puede ayudarte a evitar quemarte.