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Microsoft Excel es un programa tan poderoso que prácticamente puede impulsar una empresa entera. Durante mucho tiempo se ha confiado en él para contabilidad, inventario y más. Pero tiene características menos conocidas, grandes y pequeñas, que pueden ayudar a optimizar su flujo de trabajo.
Aquí hay seis formas en que Excel puede disparar su productividad, desde eliminar frustraciones menores hasta reducir errores costosos. Familiarizarse con solo uno de ellos podría generar un aumento de ingresos.
1. Convertir hacia y desde archivos PDF
A veces, la única forma de obtener la información que necesita es obtenerla de un PDF. Pero si cree que convertir archivos PDF a documentos de Word es una molestia, convertirlos a hojas de cálculo es una absoluta pesadilla. No existe una solución perfecta, pero es casi seguro que la mejor opción es utilizar la herramienta PDF a Excel de Adobe.com.
Es posible que no te encuentres con este escenario, lo cual es una suerte porque solo puedes usar esta herramienta de forma gratuita dos veces al mes. Es mucho más probable que quieras convertir tus hojas de cálculo a PDF, pero eso es fácil. Haga clic en Archivo, Guardar como y elija PDF como formato de archivo en la lista desplegable.
2. Listas desplegables
Una característica que a menudo puede ahorrar mucho tiempo es la capacidad de crear listas y menús desplegables de Excel. Si se encuentra refiriéndose repetidamente a la misma información o proceso, como listas de nombres, ciudades, productos o cualquier otra cosa, tomarlos rápidamente de una lista le permitirá completar el ingreso de datos mucho más rápido.
3. Automatización
No hay mejor manera de hacer que tu jornada laboral pase volando que automatizar todo lo que puedas. La capacidad de Excel para automatizar tareas repetitivas es una de sus características más valiosas, sin embargo, muchos usuarios ni siquiera saben que existe, y mucho menos cómo usarla. No, no estamos hablando de macros, que conllevan un poco de riesgo y pueden ser difíciles de escalar. Nos referimos a VBA.
Microsoft desarrolló Visual Basic para aplicaciones para usarlo con su suite Office porque las empresas pueden ahorrar tiempo y al mismo tiempo aumentar la precisión al automatizar tareas, lo que aumenta las ganancias y la productividad. Y no se deje intimidar por el hecho de que sea un lenguaje de programación. Formación como la Paquete de certificación Ultimate Excel VBA 2022 puede ponerlo rápidamente al día.
La automatización de Excel casi siempre requiere de especialistas familiarizados con VBA para su configuración. Pero dado que los beneficios que obtiene una empresa al automatizar tareas superan con creces los costos de hacerlo, generalmente están dispuestas a hacerlo, lo que hace que las habilidades de VBA sean altamente comercializables.
4. Paneles de control
Las decisiones más eficaces que puede tomar una empresa se basan en datos fiables. Por lo tanto, la visualización de datos mediante tablas, cuadros y gráficos es una práctica esencial que una empresa puede utilizar para determinar su desempeño. Sin embargo, la información no es tan efectiva cuando hay un retraso mientras se espera a que se formatee los datos. Es por eso que crear paneles de Excel para ver los datos de desempeño de su negocio en tiempo real es un punto de inflexión.
Sus datos ya están en las hojas de cálculo, por lo que los paneles dinámicos pueden mostrarle exactamente lo que sucede a medida que llega la información. Los gráficos y cuadros fáciles de leer no solo brindan estadísticas esenciales de un vistazo, sino que también se pueden compartir, por lo que cada parte interesada tiene lo que necesita para tomar decisiones.
5. Creación y seguimiento de facturas
Las computadoras no cometen errores, pero los humanos responsables de ingresar los datos sí pueden hacerlo. Cada vez que un proceso involucra participación humana, aumentan las oportunidades de que surjan problemas. Y, por supuesto, resolver esos problemas lleva tiempo, lo que puede generar una variedad de costos adicionales. Los errores en el procesamiento de pedidos, por ejemplo, pueden provocar desde la pérdida de una venta hasta la quiebra. Por lo tanto, crear o actualizar hojas de cálculo de seguimiento de pedidos y facturas es fundamental.
Puede configurar formularios en hojas de cálculo para asegurarse de que los nuevos pedidos se ingresen correctamente, incluida toda la información requerida. Ahorre tiempo y reduzca errores durante tareas repetitivas automatizándolas o escaneando todos los trabajos entrantes. Cree informes que se puedan integrar en paneles u otras hojas. Incluso puede vincular una hoja de seguimiento de facturas a sus informes de inventario y ventas para consolidar información comercial vital.
6. Sincronizar con QuickBooks
La sincronización bidireccional entre Excel y Quickbooks acaba de ser posible en los últimos meses, y la nueva Spreadsheet Sync redujo los errores de entrada manual de datos, así como las complicaciones de importación/exportación de CSV de una sola vez. Puede agregar y editar datos masivos en Excel y luego sincronizarlos directamente con QuickBooks Online Advanced sin tener la curva de aprendizaje de una herramienta completamente nueva. Hay plantillas prediseñadas e informes consolidados que se pueden utilizar para varias empresas. Además, puede acceder a datos actualizados con un solo clic.
Cada una de estas funciones puede ahorrarle tiempo y reducir la posibilidad de cometer errores costosos. Mientras que QuickBooks Spreadsheet Sync impulsará tu contabilidad y las habilidades que puedes desarrollar con el paquete de $39 Paquete de certificación Ultimate Excel VBA 2022 realmente podría avanzar en su carrera. Dado que de todos modos estás usando Excel, también puedes aprovechar las funciones del programa que pueden hacer que tus días laborales sean más fáciles y menos estresantes.