Este es el escenario. Pasas tres días escribiendo un documento realmente excelente. Lo investigas cuidadosamente, lo basas en el esquema que tú y tu equipo acordaron y haces una revisión exhaustiva antes de compartirlo.
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Luego, lo compartes con tu equipo. Debido a que todas las personas con las que lo compartiste son adultos y, en el mismo equipo, configuraste la configuración para compartir en “Cualquier persona con el enlace puede editar”.
Más consejos rápidos:
Le ha sucedido esto a usted?
Después de unos días, recibes una nota de tu jefe: “Parece que todos los comentarios están, pero el documento ahora es un desastre. ¿Puedes limpiarlo? Revisa algunos de los comentarios, pero creo que deberíamos ir en su mayoría”. con lo que enviaste originalmente.”
Abres el documento y encuentras un horrendo lío de comentarios y reemplazos de texto. Sólo por curiosidad morbosa te fijas en la configuración para compartir. Descubre que, en lugar de solo las cuatro personas de la conferencia telefónica original, 27 personas han accedido a su documento cuidadosamente elaborado.
Se pone peor. Alguien cortó lo que escribiste con aparente abandono. A alguien más no le gustaron esos cambios y los eliminó. Se creó un círculo vicioso en el que un participante tras otro cortaba y agregaba, hasta que lo que terminas viendo no se parece a lo que enviaste.
Le ha sucedido esto a usted? Sí, todos hemos pasado por eso.
Ahora límpialo
En algún lugar debajo de toda esa gloriosa colaboración había un documento viable, su original. El único problema es desenterrarlo. Claramente, tratar de descartar los cambios de cada contribuyente sería un esfuerzo tedioso y, en última instancia, infructuoso.
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Tiene que haber una mejor manera.
Afortunadamente, lo hay. Esto se debe a que Google también es una organización colaborativa y la gente de allí ha experimentado los mismos comentarios y ediciones de graffiti que usted.
El truco consiste en ir al menú Archivo de Google Docs y buscar “Historial de versiones”. Debajo, encontrará un subelemento llamado “Ver historial de versiones”. Cuando selecciones eso, verás tu documento con una lista de versiones en un panel a la derecha.
Puede hacer clic en cualquiera de los listados en ese panel y verá el documento tal como estaba. Si desea retroceder en el tiempo y recuperar uno de esos listados, haga clic en el gran botón azul en la parte superior de la página que dice “Restaurar esta versión”.
¡Auge! Se restablece la cordura.
Consejos extra
Aquí hay un par de consejos adicionales dentro de un consejo. Si vuelve a mirar en el elemento de menú Archivo de Google Docs->Historial de versiones, verá “Nombre de la versión actual”. Utilice esto para… esperar… nombrar la versión actual. De esa manera, cuando revises todas las ediciones anteriores, podrás encontrar la versión que deseas.
A continuación le presentamos una práctica recomendada para aumentar su productividad. Justo antes de enviar un documento al equipo para su edición, asigne un nombre a la versión actual que recuerde. Me gusta usar números de versión, así que a menudo nombro la mía como DG_01, DG_02, etc. Estas son las versiones justo antes del caos.
Luego, cuando tengo que volver a ellos, puedo simplemente buscar la versión con el nombre correcto o, y esto es magia en una botella, simplemente le doy la vuelta a “Mostrar solo versiones con nombre” y es como un soplo de aire fresco.
Sólo se muestran las versiones nombradas. Dado que mis colaboradores no suelen nombrar sus versiones, es sólo cuestión de segundos encontrar y restaurar un documento limpio, libre de todo ese desorden de edición.
¿Tienes alguna historia de terror editada en Google Docs? ¿Qué hiciste? Compártelo a continuación para que podamos sentir tu dolor o aprender de tu éxito. Además, ¿tiene algún consejo rápido o algún problema que le gustaría resolver con un consejo rápido? Si es así, compártelo con nosotros en los comentarios a continuación.
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