Excursión nómada/Momento vía Getty Images
Al enviar un correo electrónico a un nuevo destinatario, a un jefe superior o a un posible empleador, a menudo nos preocupamos por el contenido del correo electrónico. Sin embargo, una vez que haya redactado su mensaje indudablemente impecable, es una buena práctica dejar una firma que le recuerde al destinatario quién es usted, qué hace y cómo ponerse en contacto.
Una firma al final de un correo electrónico no sólo actúa como un sello de profesionalismo, sino que también puede ser una forma de evitar tener que firmar manualmente con su nombre después de cada mensaje en un día ajetreado. Además, al proporcionar su nombre, función, empresa, identificadores de redes sociales y número de teléfono celular, la firma virtual es prácticamente una tarjeta de presentación electrónica.
Dicho esto, aquí se explica cómo agregar la función en Outlook para la web y el móvil.
Agregar una firma desde la computadora
Paso 1: inicie sesión en Microsoft
Ya sea que acceda a Outlook desde un navegador de Internet o una aplicación de escritorio, primero asegúrese de haber iniciado sesión en su cuenta de Microsoft. Si tiene varias cuentas, verifique que haya iniciado sesión en la que desea designar la firma.
Paso 2: abre tu configuración
Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en el ícono de configuración (engranaje) en la esquina superior derecha de su buzón y busque en la parte inferior la opción “ver todas las configuraciones de Outlook”.
Captura de pantalla de Christina Darby/
Paso 3: redactar la firma
Ahora debería ver un menú de configuración más grande. Desde allí, seleccione Correo > Redactar y responder.
Captura de pantalla de Christina Darby/
En la opción “Firma de correo electrónico”, seleccione “Nueva firma”. En el cuadro “Editar nombre de firma”, agregue su nombre y apellido para identificar su firma.
En el cuadro de texto a continuación, vuelva a escribir su nombre y apellido y considere agregar su cargo/rol laboral, su empleador actual, cualquier red social que sea relevante para su trabajo (y que desee que las personas relevantes encuentren), como Twitter y LinkedIn, y cualquier otro número de teléfono de contacto o dirección de correo electrónico.
Más: Los mejores servicios de alojamiento de correo electrónico
Consejos de formato
Puede utilizar las funciones de formato para poner en negrita secciones de texto específicas, subrayar o crear una fuente diferente; el diseño de las herramientas es similar al de un documento de Word.
Si desea incorporar identificadores de redes sociales, puede resultar útil utilizar la herramienta de hipervínculo para vincular directamente su plataforma al texto.
Un ejemplo de cómo puede verse una firma de correo electrónico con un hipervínculo.
Captura de pantalla de Christina Darby/
Paso 4: Guardar
Una vez que haya perfeccionado y personalizado su firma, seleccione “guardar”. Todos sus correos electrónicos salientes ahora deberían incluir su firma personalizada. Para probar, envíe un correo electrónico simulado a usted mismo o a un colega.
Paso 5: configurar una firma predeterminada
Después de presionar “guardar”, también tendrás la opción de seleccionar un firma predeterminada. Es decir, decidir si desea adjuntar su firma a los mensajes nuevos, a las respuestas y a los mensajes reenviados, o a ambos. Puede haber momentos en los que prefieras no incluir tu firma, como en un correo electrónico de respuesta rápida o cuando estás reenviando un mensaje a un compañero de trabajo. Lo que decidas es una preferencia personal.
Paso 6: prueba
Todos sus correos electrónicos salientes ahora deberían incluir su firma personalizada. Para probar, envíe un correo electrónico simulado a usted mismo o a un colega.
Más: El nuevo cliente Outlook de Microsoft ya está disponible. ¿Has actualizado el tuyo?
Agregar una firma desde su teléfono
Ya sea que esté viajando o trabajando el fin de semana, enviar correos electrónicos desde nuestros teléfonos es algo común y agregar su firma personal es mucho mejor que tener el mensaje predeterminado “enviado desde iPhone” o “descargar Outlook” en la parte inferior.
Paso 1: descargar Microsoft Exchange/Outlook
Si desea agregar su firma a su iPhone o Android, asegúrese de haber descargado la última versión de la aplicación Microsoft Exchange/Outlook y luego inicie sesión.
Paso 2: abre tu configuración
Puede acceder a la configuración de su aplicación Outlook haciendo clic en el ícono de perfil de la cuenta en la parte superior izquierda y luego en el ícono de “configuración” (engranaje) en la parte inferior de la pestaña.
Captura de pantalla de Christina Darby/
Paso 3: Añade tu firma
Al igual que en la computadora, seleccione la opción “Firma” y luego ingrese su información.
Captura de pantalla de Christina Darby/
Sin embargo, a diferencia de la versión web, las herramientas de formato ya no están disponibles, por lo que la firma móvil es menos personalizable.
Además: Cómo cifrar tu correo electrónico y por qué deberías hacerlo
Captura de pantalla de Christina Darby/
¡Ahí tienes!
¿Aún tienes algunas preguntas? Aquí tienes una mini sesión de preguntas frecuentes antes de irte.
Por suerte para ti, Microsoft Outlook tiene una galería de plantillas de firma que puedes descargar gratis para agregar un toque profesional y personal a tu firma. Las plantillas incluyen colores únicos, espaciado adecuado y la opción de vincular sus perfiles de redes sociales a widgets de íconos.
Además, ¡no está de más inspirarte en las firmas de tus colegas!
Si desea adjuntar su firma a cada correo electrónico que responda, envíe, redacte o reenvíe, asegúrese de seleccionar su nombre como “firma predeterminada”. En una computadora, la opción aparecerá después de haber ingresado su nombre e información. Si selecciona su nombre como la opción “predeterminada” tanto para mensajes nuevos como para respuestas y reenvíos, su firma seguirá automáticamente a cada correo electrónico. En su dispositivo móvil, la firma debería guardarse automáticamente una vez que ingrese su información en la opción “firma”.
Si su firma sigue cambiando y su cuenta de Outlook está vinculada a su lugar de trabajo, especialmente una oficina corporativa, es probable que TI haya anulado cualquier cambio que haya realizado en su firma. No es seguro si esos cambios son manuales o automatizados, así que hable con su departamento de TI y ellos podrán ayudarlo a realizar los cambios correctos.