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Mucha gente depende de un calendario para mantener sus vidas organizadas y avanzar. Podrías usar un calendario para el trabajo, proyectos personales, horarios, eventos familiares o casi cualquier cosa que requiera que estés al tanto de los eventos y los plazos.
Y, a veces, es necesario compartir esos calendarios.
Después de todo, esa planificación que estás haciendo no será de ningún beneficio para los familiares involucrados si no pueden ver lo que hay en la agenda. Entonces compartes ese calendario. Y si Google Calendar es su herramienta preferida, compartir no sólo es fácil, sino también lo suficientemente flexible como para otorgar derechos de acceso específicos a usuarios específicos.
Por ejemplo, puede otorgar a un usuario derechos de solo visualización y a otro permiso para realizar cambios en eventos e incluso administrar el acceso para compartir.
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Cómo compartir un Calendario de Google para facilitar la colaboración
Requisitos
Lo único que necesitará para que esto funcione es una cuenta de Google válida, un calendario para compartir y alguien con quien compartirlo.
Inicie sesión en su cuenta de Google y vaya a la aplicación Calendario. En el panel izquierdo, debería ver una lista de todos sus calendarios. En esa lista, busque el calendario que desea compartir.
La cantidad de calendarios que vea dependerá de cuántos haya creado.
Imagen: Jack Wallen
Pase el cursor sobre el calendario que desea compartir y verá aparecer un botón de menú de tres puntos. Haga clic en ese botón y luego, en la ventana emergente, haga clic en “Configuración y uso compartido”.
El acceso a la configuración del Calendario está un poco confuso.
Imagen: Jack Wallen
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En la ventana resultante, busque la sección denominada “Compartir con personas específicas”. Haga clic en “Agregar personas” y luego, en la siguiente ventana emergente, escriba un nombre o dirección de correo electrónico que se agregará al calendario.
Haga clic en el menú desplegable Permisos para seleccionar el acceso adecuado para ese usuario. Después de encargarte de eso, haz clic en Enviar. El destinatario recibirá la invitación, la aceptará y luego accederá al calendario compartido según los permisos que le haya otorgado.
Aquí es donde ocurre la magia.
Imagen: Jack Wallen
Una palabra de advertencia
Es importante que solo compartas calendarios específicos con otras personas. No te sugeriría que compartas tu calendario principal con nadie. Si debes hacer eso, solo dales permisos de visualización. Si debe compartir un calendario con otras personas (dándoles acceso con permiso para editar el calendario), le recomiendo que cree un calendario específico para ese propósito.
También podría verse tentado a publicar ese calendario, pero no recomendaría hacerlo. ¿Por qué? Porque publicar un calendario lo pone a disposición de cualquiera, incluso mediante una búsqueda en Google.
Es muy probable que no quieras que extraños sepan dónde estás y cuándo estarás allí. Debido a esto, es importante seguir con la opción de compartir. Además, sólo la opción de compartir te permite definir qué personas tienen qué derechos sobre el calendario en cuestión.
Si necesita permitir que otros en un grupo específico vean o editen un calendario de Google específico, este es el camino a seguir.