Si no ha utilizado Archivado en Outlook antes, pruébelo. Seguro que ayudará a mantener todo limpio y a eliminar elementos de correo electrónico antiguos y no utilizados de su buzón principal/archivo .PST.

Desde el comienzo de Outlook, Microsoft siempre ha incluido el Archivo y Archivo automático características, y Outlook 2010 no es una excepción. La función Autoarchivar mueve o elimina automáticamente los correos electrónicos más antiguos de su buzón principal a un archivo de datos almacenado en su disco duro local. Estos archivos se denominan archivos .PST. En el pasado, cuando los archivos .PST de Outlook tenían un límite de 2 GIG, la función Archivar era mucho más importante ya que archivaba los correos electrónicos más antiguos de su archivo .PST principal y los colocaba en un archivo Archive.pst. Dicho esto, aunque los archivos .PST en Outlook 2010 tienen un límite de 20 Gigas, sigue siendo una buena idea dejar que administre su correo electrónico antiguo para mantener sus archivos .PST pequeños y aumentar el rendimiento del sistema.

¿Qué hace la función Autoarchivar?

Autoarchivar reduce el tamaño del buzón eliminando o moviendo elementos antiguos a un archivo de datos o .PST. El proceso funciona prácticamente igual ya sea que esté usando Microsoft Exchange en el trabajo o IMAP o POP desde una configuración doméstica o de pequeña empresa. Básicamente, es como tomar algunas pilas de papel de su escritorio y colocarlas en un archivador organizado de acceso rápido o en un archivo .PST, como se mencionó anteriormente. Este proceso se diferencia de la exportación en dos sentidos. Exportar le permitirá mover los correos electrónicos a múltiples formatos externos diferentes, mientras que Archivar solo le permitirá mover los correos electrónicos más antiguos a un archivo .pst o eliminar el correo electrónico por completo. Archivar también permite un acceso más fácil a los correos electrónicos antiguos, ya que hay una pestaña en el panel de navegación de Outlook. Por supuesto, también puedes configurar Autoarchivar para eliminar tu correo antiguo.

Cómo habilitar el archivo automático predeterminado para todas las carpetas de Outlook 2010

1. En Microsoft Outlook y haga clic en el Archivo menú y seleccione Opciones.

2. En el menú Opciones, haga clic en el Avanzado pestaña y luego haga clic en Configuración de Autoarchivar botón.

3. Haga clic en la casilla de verificación para Ejecute Autoarchivar cada [14] Días. Desde aquí, puede personalizar aún más la configuración de Autoarchivar para Outlook 2010; sin embargo, de forma predeterminada, una vez habilitado, Autoarchivar moverá (no eliminará) todo el correo con más de seis meses a un archivo Archive.pst. Te sugiero que guardes el Preguntar antes de ejecutar Autoarchivar marcado para que reciba una alerta cada vez que se produzca un archivo. Te sorprendería la frecuencia con la que la gente me pregunta acerca de los mensajes perdidos. Normalmente es una función de Autoarchivar. Una vez que tenga la configuración que le guste, haga clic en Aplique esta configuración a todas las carpetas ahora.

Si siguió los pasos anteriores, Autoarchivar habilita todos sus mensajes de Outlook. Si hay una carpeta que desea excluir de Autoarchivar, o si solo desea que se aplique a algunas carpetas, también podemos hacerlo. Outlook 2010 le permite personalizar la configuración de Autoarchivar para cada carpeta; así es cómo.

Cambiar la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales de Outlook 2010

4. En Outlook, busque en el panel de navegación del lado izquierdo. Desde allí, haga clic derecho en cualquier carpeta y seleccione Propiedades para establecer su política de Autoarchivar.

5. En la ventana Propiedades de la bandeja de entrada que aparece, haga clic en el Archivo automático pestaña. Aquí puede personalizar la configuración de Autoarchivar para esta carpeta o incluso desactivar Autoarchivar por completo.

Muy bien, ahora sabemos cómo autoarchivar carpetas individuales. Pero, ¿qué pasa si no desea utilizar Autoarchivar en absoluto? Si no eres fanático de la función automática, aún puedes usar Archivado mediante el proceso manual.

Cómo archivar elementos manualmente

6. En Outlook, haga clic en el Archivo > Información pestaña del menú y seleccione Herramientas de limpieza > Archivo.

7. En el cuadro de diálogo Archivo que aparece, seleccione qué Carpetas tú quieres Archivo. Este proceso es casi el mismo que Autoarchivar, excepto que es un trato único. Algo diferente es que incluso puedes anular la propiedad “No autoarchivar” si la has aplicado a algunas carpetas, pero eso es opcional.

¿Dónde se encuentran los elementos archivados de Outlook?

8. En Outlook, puede acceder a elementos archivados desde la carpeta Archivo en el panel de navegación de correo electrónico del lado izquierdo.

9. También puede acceder a archivos desde Outlook. .pst archivo donde lo almacenan. Puedes llegar haciendo clic en Archivo > Abrir pestaña del menú y seleccione Abrir archivo de datos de Outlook.

10. De forma predeterminada, la ubicación del archivo .pst de Outlook es:

%UserProfile%DocumentosArchivos de Outlook

Si no ha utilizado Archivado en Outlook antes, pruébelo. Seguro que ayudará a mantener todo limpio y a eliminar elementos de correo electrónico antiguos y no utilizados de su buzón principal/archivo .PST. También es una buena manera de mantener bajo control el tamaño del archivo .PST. ¡Y eso ayudará con el rendimiento del sistema!