Cómo crear formularios rellenables en Microsoft Word

Siempre que se necesitan formularios que se pueden completar, la gente suele recurrir a editores de PDF avanzados con herramientas de formularios interactivas. Sin embargo, no mucha gente se da cuenta de que es sencillo crear formularios rellenables en Word.

Hay dos métodos para hacer esto en Word. Una es utilizar cuadros de texto en todas partes y luego crear campos personalizados. La otra es utilizar herramientas de desarrollo y los diversos controles de entrada de datos que están disponibles allí.

¿Qué opción debería elegir?

El método que utilice depende del tipo de formulario que esté creando.

Debe utilizar el método de campo personalizado si el formulario:

Solo tiene campos de texto para completar. No le importa capacitar a sus usuarios sobre cómo completar campos personalizados. Necesita que los formularios se completen rápidamente.

Debe utilizar herramientas de desarrollador en el formulario:

Requiere listas desplegables o casillas de verificación. Estás enviando un archivo individual a cada usuario. No quieres tener que capacitar a los usuarios sobre cómo usar el formulario.

Una vez que haya decidido qué enfoque desea adoptar, puede aprender a utilizar cada opción a continuación.

Cree formularios rellenables en Word con campos personalizados

Crear un formulario rellenable con campos es muy sencillo. Primero, cree su formulario escribiendo el nombre de cada campo y el texto de relleno donde deben ir las respuestas.

A continuación, deberá crear campos personalizados para la entrada de datos. Para hacer esto, seleccione Archivo, Opcionesy Propiedades. Luego, en Propiedades, seleccione Propiedades avanzadas.

Esto abrirá una ventana de diálogo Propiedades del documento. Selecciona el Costumbre pestaña.

Esta ventana es donde creará cada campo personalizado que se incluirá en su formulario para completar. Luego, uno a la vez, nombre cada campo y asígnele un valor inicial.

Seleccionar Agregar para agregar cada campo y luego continúe ingresando todos los campos en su formulario.

Seleccionar DE ACUERDO cuando termines.

En su documento, resalte el primer campo de su formulario. Luego, en el menú de Word, haga clic en el Insertar menú, haga clic en el Partes rapidas menú desplegable y seleccione Campos. Si Quick Parts no aparece en el menú Insertar, deberá agregar Quick Parts a la cinta para acceder al elemento Campo.

Haga clic en DocPropiedad en Nombres de campos en la ventana emergente y haga clic en Su nombre (o el nombre que le haya dado al campo) en Propiedad.

Continúe este proceso para todos los campos restantes en su formulario hasta que todos se conviertan en campos.

Puede obtener más información sobre el uso de campos personalizados de diversas formas para automatizar sus documentos.

Completar un formulario con campos personalizados

Ahora, todo lo que sus usuarios necesitan para completar el formulario es revisar todos los campos personalizados e ingresar los valores.

Para hacer esto, deberán seleccionar Archivo, Opcionesy Propiedades. En Propiedades, seleccione Propiedades avanzadas. Esto abrirá una ventana de diálogo Propiedades del documento. Selecciona el Costumbre pestaña.

En la ventana Propiedades del documento, sus usuarios deben seleccionar cada una de las propiedades, ingresar el valor correcto para esos campos y seleccionar Modificar.

Después de ingresar los valores de los campos personalizados, haga clic en DE ACUERDO agregará esos valores a los campos correctos en el formulario.

Puede actualizar cada formulario en el campo haciendo clic derecho sobre él y seleccionando Actualizar campo. O puede seleccionar todos los campos y presionar F9.

Una vez que estén todos actualizados, el formulario de Word personalizado contendrá todas las respuestas ingresadas en los campos personalizados.

Luego, su usuario puede guardar el formulario y enviárselo con todos los campos correctamente completados.

Como puede ver, este enfoque ahorra mucho tiempo porque todos los valores de los campos se pueden ingresar rápidamente en un solo lugar.

Cree formularios rellenables en Word con herramientas de desarrollo

Si necesita un formulario más versátil, será mejor que utilice herramientas de desarrollo en Word para crear los campos de entrada del formulario requeridos. Antes de poder hacer esto, deberá habilitar el menú de desarrollador en Word.

Selecciona el Archivo menú y seleccione Opciones. En la ventana de diálogo Opciones de Word, seleccione Personalizar la cinta desde el panel de navegación izquierdo. Bajo Elija comandos deseleccionar Pestañas principales. Si Desarrollador ya aparece en el panel derecho, seleccione la casilla de verificación para habilitarlo. Si no es así, seleccione Desarrollador en el panel izquierdo y seleccione el Agregar>> para agregarlo al panel derecho.

Seleccionar DE ACUERDO para terminar. Ahora deberías ver Desarrollador aparecen en el menú de Windows.

Abra un nuevo documento de Word seleccionando Archivo en el menú, seleccione Nuevoy elige Documento en blanco.

Seleccionar Desarrollador en el menú y seleccione Modo de diseño.

Insertar un campo de texto

Para una entrada de campo de texto, elija el Control de contenido de texto sin formato.

Esto insertará un cuadro de entrada de texto en el formulario que se puede completar.

Insertar una lista desplegable

Para agregar una entrada al cuadro desplegable, seleccione Control de contenido de lista desplegable.

Esto insertará una lista desplegable en el formulario que se puede completar. Sin embargo, para completar el cuadro de lista, debe configurar la lista. Para hacer esto, haga clic derecho en el control de lista desplegable y seleccione Propiedades. En el cuadro Propiedades de control de contenido, seleccione la opción Agregar Botón para agregar nuevos elementos a la lista.

Cuando hayas terminado, selecciona DE ACUERDO. Ahora verá aparecer la lista desplegable en su formulario para completar.

No verá la lista desplegable mientras crea el formulario en el modo de diseño. Pero puedes seleccionar Modo de diseño para desactivarlo y probar cómo se verá la lista desplegable.

Insertar un selector de fecha

Otra herramienta útil para usar en un formulario rellenable en Word es el Control de contenido del selector de fecha. Seleccione esto para agregar una opción de selección de fecha en su formulario.

No tienes que hacer nada para personalizar este control. Funcionará según sea necesario para permitir que el usuario elija una fecha para este campo.

Insertar casillas de verificación

El siguiente control que es útil en un formulario que se puede completar es el control de contenido de la casilla de verificación.

Primero, inserte la cantidad de casillas de verificación que necesita en su formulario después de escribir la pregunta encima.

A continuación, escriba el texto para cada selección junto a cada casilla de verificación.

Probar su formulario rellenable en Word

Puede agregar cualquier cantidad de controles a lo largo de su formulario para completar para satisfacer sus necesidades. Cuando hayas terminado, selecciona Modo de diseño desde el menú Controles para desactivar el Modo de diseño y ver el formulario que se puede completar terminado.

Pruebe todos los controles en su formulario para asegurarse de que funcionen como espera.

Como puede ver, crear un formulario rellenable en Word no es tan difícil como parece. El enfoque que elija depende de la complejidad del formulario y de los tipos de respuestas que esté buscando.

Pruébelo y vea qué tipo de formulario puede crear en Word utilizando cualquiera de los dos métodos anteriores.