Cuando necesite documentar correos electrónicos enviados a otras personas mediante la publicación de un CCO, puede hacerlo manualmente cada vez o crear dos reglas, para que se haga automáticamente.
Dependiendo de su situación, es posible que desee enviar copias ocultas de correo electrónico a través de Microsoft Outlook. En lugar de hacer esto manualmente cada vez, puede crear una regla que haga esto automáticamente. La siguiente solución hace el trabajo y requiere poca configuración; Funciona cada vez que envías un correo electrónico a un individuo o grupo.
¿Por qué correos electrónicos CCO?
BCC significa “copia oculta”. Al igual que CC (o “copia carbón”), BCC es una forma de enviar copias de un correo electrónico a otras personas. Sin embargo, a diferencia de CC, en este caso el receptor principal no sabe que a otra persona se le ha enviado una copia.
Con las reglas de Microsoft Outlook, puedes realizar una copia oculta automáticamente a alguien cada vez que envías un correo electrónico a una persona o a un grupo. Por ejemplo, es posible que desee enviar BCC a su supervisor o al departamento de recursos humanos para documentar adecuadamente una correspondencia con alguien. En otro caso, un CCO grupal es una excelente manera de enviar un correo electrónico a muchas personas (como un boletín informativo o un folleto) sin darles acceso a la información de contacto de los demás.
Crear una regla BCC en Microsoft Outlook
Hacer clic Archivo en Microsoft Outlook.Seleccione Información en el menú de la izquierda. Elija la casilla, Administrar reglas y alertas.
A continuación, es hora de crear reglas para BCC. No hay forma de crear CCO automáticas en Microsoft Outlook que solo requieran un paso. Sin embargo, todavía es posible creando dos reglas separadas.
Crear un grupo
Hacer clic Nueva regla en la parte superior izquierda del cuadro Reglas y alertas. Elija Aplicar regla en los mensajes que envío en la sección Comenzar desde una regla en blanco. Seleccione Próximo.Revisa la caja, enviar a personas o grupo público.Haga clic en el Personas o grupo público enlace para elegir su(s) destinatario(s). Agregue el destinatario (o los destinatarios). Puede seleccionar los correos electrónicos de su libreta de direcciones o escribiéndolos en el campo “Para”. Haga clic en DE ACUERDO.
A continuación, crearemos una categoría, que se utilizará más adelante para enviar automáticamente correos electrónicos CCO:
Hacer clic Próximo.Marque la casilla junto a asignarlo a la categoría categoría.Seleccione Categoría en Editar la descripción de la regla. Verifique una existente categoría o crear uno nuevo.Haga clic Próximo.Seleccionar Próximo.Agrega un nombre de la regla.Elegir Finalizar.
Nota: Esta regla solo se ejecutará cuando abra Microsoft Outlook.
Las primeras reglas indicaban que cada vez que envías un correo electrónico a una o más personas, se le asigna una categoría. Ahora es el momento de crear una regla que reenviará los correos electrónicos recibidos automáticamente a otro correo electrónico. En este caso, a usted mismo o a otra persona.
Activar reenvío automático
Antes de continuar, asegúrese de hacer clic en el Carpeta enviada para su correo electrónico en Microsoft Outlook. De lo contrario, esto no funcionará.
Hacer clic Nueva regla en la parte superior izquierda del cuadro Reglas y alertas. Elija Aplicar regla en los mensajes que recibo en Comenzar desde una regla en blanco. Seleccione Próximo.Controlar Asignado a Categoría Categoría.
Desde allí:
Hacer clic Categoría en el Paso 2. Elija la categoría seleccionada arriba. Seleccione DE ACUERDO.Hacer clic Próximo.Marque la casilla para Reenviarlo a personas o grupo público.Elija Personas o grupo público en la sección inferior.Agregue el redirigir correo en el cuadro Para.Seleccione Luego dos veces.Especifica el nombre de la regla.Elegir Finalizar.
Nota: Esta regla solo se ejecutará cuando abra Microsoft Outlook.
Según estas reglas, cuando se envía un correo electrónico a una o más personas (regla 1), finalmente se reenvía a otra persona (o a un grupo de personas) a través de CCO (regla 2). Puedes ajustar las reglas en cualquier momento volviendo a Archivo > Información y seleccionando Administrar reglas y alertas.
Créalo y olvídalo
Cuando necesite documentar correos electrónicos enviados a otras personas mediante la publicación de un CCO, puede hacerlo manualmente cada vez o crear dos reglas, para que se haga automáticamente cada vez. ¿Qué estás esperando? Dirígete a Microsoft Outlook y comienza a crear tus reglas.