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¿Pasa constantemente de una reunión a otra con poco o ningún tiempo de inactividad entre ellas? Si eso le suena familiar y utiliza Google Calendar para administrar su rutina diaria, es posible que le interese una función llamada Reuniones rápidas.
Básicamente, las reuniones rápidas añaden un breve espacio de tiempo entre esas reuniones consecutivas.
Una vez que haya habilitado las reuniones rápidas, la reunión programada real será ligeramente más corta que la duración prevista.
Esta función funciona para reuniones de 30 minutos o más y le brindará el tiempo de inactividad que necesita para recuperar el aliento o ordenar sus pensamientos entre esas reuniones.
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Una vez que haya habilitado las reuniones rápidas, todas las reuniones de 30 minutos o más se acortarán en 5 o 10 minutos. Por lo tanto, las reuniones de 30 minutos se programarán en 25 minutos, las reuniones de 45 minutos se reducirán a 40 minutos y las reuniones de 60 minutos se reducirán a 50 minutos.
Cualquiera que tenga un calendario diario completo de reuniones apreciará enormemente esos 5 a 10 minutos de tiempo de inactividad. Haga una pausa para ir al baño, tome una taza de café o simplemente tome un respiro.
Bien, antes de mostrarte cómo configurar esta función, entiendo perfectamente que lo que hay en tu calendario y lo que sucede en realidad a menudo pueden ser dos cosas muy diferentes. Es posible que tenga una reunión rápida que dure solo 25 minutos, pero depende de usted y de los participantes respetar ese período de tiempo. Si lo revisa, no hay nada que Google Calendar o Speedy Meetings puedan hacer. Sin embargo, una vez que empiece a utilizar las reuniones rápidas, sólo tendrá que ser diligente y respetar el calendario, de modo que una reunión de 25 minutos sea sólo eso.
Además de eso, si otras personas tienen acceso a su calendario o si envió invitaciones o actualizaciones sobre esas reuniones, sus asistentes serán informados sobre la duración de la reunión. Eso significa que podrá finalizar mejor la reunión a la hora programada.
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Si esto le parece simplemente el cambio para ayudar a que su interacción con Google Calendar sea un poco más eficiente, siga leyendo para descubrir cómo configurar el cambio.
Cómo habilitar las reuniones rápidas de Google Calendar
Requisitos
Para utilizar Speedy Meetings, debes tener una cuenta de Google válida y listo. Con su cuenta lista, habilitemos las reuniones rápidas para que pueda recuperarse mejor de una reunión a otra.
Lo primero que debes hacer es abrir tu navegador web predeterminado e iniciar sesión en tu cuenta de Google. Una vez que hayas hecho eso, ve a calendar.google.com.
Desde la página de Google Calendar, haga clic en el ícono de ajustes cerca de la esquina superior derecha y haga clic en Configuración en el menú desplegable.
Accediendo a la aplicación de configuración de Google Calendar.
Imagen: Jack Wallen
Ubique la sección Configuración de eventos y luego haga clic en la casilla de verificación asociada con Reuniones rápidas.
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Una vez que haya hecho eso, puede salir de la ventana de configuración haciendo clic en la flecha que apunta hacia la izquierda en la parte superior izquierda de la ventana.
Habilitando la opción de reuniones rápidas de Google Calendar.
Imagen: Jack Wallen
En este punto, siempre que cree una reunión de 30 minutos o más, siempre será un poco más corta, para que pueda disfrutar de un respiro entre reuniones. Esta es una gran opción para cualquiera que sufra días de reuniones consecutivas. La tentación puede ser atravesarlos sin la menor interrupción, pero sabes lo que eso te hace al final del día o de la semana.
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Hágase un favor y habilite las reuniones rápidas. Sólo asegúrese de cumplir con los tiempos de reunión reducidos; de lo contrario… ¿cuál es el punto?