Cómo ver, guardar y administrar las respuestas de formularios de Google

Si recientemente comenzó a utilizar Google Forms para recopilar datos para su empresa, organización o equipo, entonces querrá las respuestas a las preguntas de su formulario.

Aquí le mostraremos cómo administrar sus respuestas de Formularios de Google. Verá cómo ver, guardar, imprimir e incluso eliminar respuestas según sea necesario. Además, le explicaremos algunos cambios que puede realizar después de haber compartido su formulario y que pueden resultar útiles para las respuestas restantes.

Vea sus respuestas de formularios de Google

Visite el sitio web de Google Forms, inicie sesión en su cuenta y seleccione el formulario para abrirlo.

En la parte superior del formulario, haga clic en Respuestas pestaña. Tenga en cuenta que puede ver la cantidad de respuestas que ha recibido directamente en esa pestaña.

Luego puede ver sus respuestas de diferentes maneras usando las tres pestañas en la parte superior para Resumen, Pregunta e Individual.

Resumen

La pestaña Resumen te ofrece exactamente eso; un resumen de las respuestas de su formulario. A medida que te desplazas hacia abajo, verás cada pregunta con sus respuestas.

La forma en que se muestran sus respuestas se basa en el tipo de pregunta. Como ejemplos, puede ver respuestas de párrafo en una lista, respuestas de opción múltiple en un gráfico circular y respuestas de casilla de verificación en un gráfico de barras.

Desafortunadamente, no puedes cambiar la forma en que se muestran o formatean tus respuestas en este momento. Con suerte, Google agregará esta funcionalidad a Google Forms en el futuro. Pero por ahora, Google formatea sus respuestas de una manera fácilmente legible según el tipo de datos.

Como beneficio adicional, puedes copiar fácilmente cualquiera de los gráficos o cuadros que veas en tus respuestas y pegarlos en un documento. En la parte superior derecha del gráfico o sección del cuadro, haga clic en el Copiar icono para colocarlo en su portapapeles.

Pregunta

Si desea ver todas las respuestas a una pregunta en particular en su formulario, haga clic en la pestaña Pregunta. Tiene algunas formas de desplazarse por cada tipo de pregunta, lo cual resulta útil si su formulario contiene muchas preguntas.

Seleccione la pregunta en el cuadro desplegable. Utilice el pequeñas flechas junto al número de la primera pregunta. Utilice el flechas más grandes a ambos lados de los números de las preguntas.

Luego puede ver las respuestas a cada pregunta y la cantidad de respuestas con esa respuesta. Si no puede recordar las opciones que proporcionó para tipos de preguntas como Opción múltiple o Casilla de verificación, haga clic en el Ver opciones flecha al lado del nombre de la pregunta.

Individual

La última forma de ver sus respuestas de Formularios de Google es individual. Esto le permite ver cómo cada encuestado respondió a cada pregunta.

Utilice las flechas pequeñas al lado del número de la primera pregunta o las flechas más grandes a cada lado de los números para moverse entre las respuestas individuales.

También notarás que en la parte superior de la pestaña Individual tienes opciones para Imprimir o Borrar esa respuesta concreta. Si elige eliminar una respuesta individual, se le pedirá que confirme. También tenga en cuenta que las respuestas no se pueden editar.

Guardar, descargar o imprimir respuestas

En la parte superior de la pestaña Respuestas (en cada subpestaña), tiene la posibilidad de guardar sus respuestas directamente en Google Sheets. Haga clic en el verde Hojas icono o el Más botón (tres puntos) y seleccione Seleccionar destino de respuesta. Luego elija crear una nueva hoja de cálculo o seleccionar una existente.

Si prefiere descargar las respuestas a su computadora, haga clic en Más y seleccione Descargar respuestas (.csv). Dirígete al punto de descarga de tu navegador para descargar el archivo.

También puede imprimir todas sus respuestas haciendo clic Más y eligiendo Imprimir todas las respuestas. Luego siga las indicaciones.

Eliminar respuestas

Como se mencionó anteriormente, puede eliminar una respuesta particular en la pestaña Individual usando el ícono de la papelera. Pero también puedes eliminar todas las respuestas del formulario a la vez. Haga clic en el Más botón y seleccione Eliminar todas las respuestas. Deberá confirmar esta acción haciendo clic DE ACUERDO en la ventana emergente. Y recuerde, una vez que elimine las respuestas, desaparecerán para siempre.

Deja de aceptar respuestas

Si ha terminado de recopilar respuestas a su formulario, desactive la opción en la parte superior para Aceptar respuestas. Puede agregar el mensaje para que se muestre si alguien intenta completar y enviar el formulario.

Puedes volver a habilitar esto más tarde si decides comenzar a aceptar respuestas nuevamente.

Reciba alertas por correo electrónico para nuevas respuestas

Es posible que no lo haya pensado cuando creó inicialmente su formulario, pero puede recibir notificaciones por correo electrónico de nuevas respuestas. Y esto funciona para todas las respuestas futuras a su formulario.

Haga clic en el Más botón y seleccione Reciba notificaciones por correo electrónico para nuevas respuestas. Luego recibirá una alerta con cada nueva respuesta a la dirección de correo electrónico de Gmail conectada a la cuenta de Google con la que inició sesión en Formularios de Google.

Si más adelante decide que ya no desea recibir esas alertas por correo electrónico, regrese a Más y anule la selección de la opción de notificación por correo electrónico.

Permitir que los encuestados editen

Otra configuración que quizás haya pasado por alto durante la creación del formulario es permitir a los encuestados editar el formulario después de enviarlo. Quizás haya escuchado de algunos de sus encuestados que han cometido errores o simplemente quieren cambiar una de sus respuestas.

Haga clic en el Ajustes botón en la parte superior derecha (al lado del botón Enviar) y seleccione el General pestaña. En la parte inferior debajo Los encuestados pueden marque la casilla para Editar después de enviar y haga clic Ahorrar.

En el futuro, después de que un encuestado envíe el formulario, verá una opción para Edita tu respuesta. Luego pueden realizar los cambios y volver a enviar el formulario.

Permitir múltiples respuestas

Una configuración más que puede cambiar después de compartir su formulario si lo desea es permitir que los encuestados completen y envíen su formulario más de una vez.

Haga clic en el Ajustes botón y elija el Presentación pestaña. Marque la casilla para Mostrar enlace para enviar otra respuesta y haga clic Ahorrar.

Al igual que con la opción de editar un formulario, sus encuestados verán un enlace a introduce otra respuesta después de enviar el formulario.

Administre sus respuestas de formularios de Google con facilidad

Ahora sabe exactamente cómo ver sus respuestas de Formularios de Google, las acciones que puede realizar con ellas y cómo realizar pequeños ajustes para adaptarse a diferentes situaciones. ¡Con suerte, esto le ayudará a gestionar esas respuestas con facilidad!

Puede utilizar Google Forms más allá de los negocios. ¡Vea cómo realizar un seguimiento de sus objetivos personales con Google Forms!