Imagen: Jerry Kiesewetter vía Unsplash
Han pasado casi tres años desde que cambié de Outlook a Gmail. Para ser honesto, es difícil entender cómo pude haber pasado tantos años viviendo en Outlook. Gmail ha sido, en general, una experiencia perfecta. Seguro que no dejo de usar la aplicación Outlook en todos mis dispositivos. El correo basado en web es una gran ventaja. Aunque Outlook ahora tiene un correo web mucho mejor que en años anteriores, sigo prefiriendo Gmail.
Dicho esto, recientemente me perdí una característica que usé mucho en Outlook: el formato condicional.
Para aquellos de ustedes que no están familiarizados con esa función, el formato condicional les permite configurar el formato de la lista de mensajes según reglas. Entonces, por ejemplo, si recibe un correo electrónico de su contacto más importante, puede aumentar el tamaño de la fuente o cambiar el color de la línea del mensaje para que se destaque del resto.
Gmail no tiene formato condicional. Puedes usar filtros para colocar el correo electrónico en diferentes carpetas (lo que Gmail llama etiquetas) o colocarlo en diferentes pestañas en la parte superior de la bandeja de entrada. Pero no hay forma de codificar los mensajes con colores.
La semana pasada estaba trabajando en un proyecto en el que necesitaba urgentemente algo de organización adicional. Tenía un montón de correos electrónicos entrantes relacionados con el proyecto, pero necesitaba una forma visual rápida de notar que un correo electrónico estaba relacionado con el proyecto y poder distinguir entre correos electrónicos relacionados con hosting y correos electrónicos relacionados con VPN (ya que esos eran los dos). temas sobre los que estaba escribiendo).
Después de pensar un poco en el problema, me di cuenta de que podía usar una combinación de filtros y etiquetas de colores para ayudar. Así es como se veía mi bandeja de entrada una vez que implementé el enfoque:
Agregue etiquetas de colores para resaltar ciertos grupos de mensajes.
Si desea hacer algo similar, aquí le mostramos cómo hacerlo.
Lo primero que deberá hacer es crear una etiqueta. Para hacer esto, es posible que tengas que expandir la flecha “Más” en la parte inferior de la lista de casillas de Gmail. Aquí está mi sección Más:
Expande esas etiquetas ocultas.
Luego presione Crear nueva etiqueta. Asegúrese de que cuando cree su etiqueta, NO la anide. Debe estar en el nivel superior.
Crea una etiqueta, pero asegúrate de que esté en el nivel superior. No lo anides.
Le recomiendo que utilice nombres de etiquetas que sean cortos. De esa manera, las etiquetas no ocuparán demasiado espacio en su lista de mensajes.
Una vez que haya creado una etiqueta, se colocará entre las otras etiquetas de la bandeja de entrada, lo que creo que estorba.
Inicialmente, su nueva etiqueta estará alineada con todas las demás etiquetas. Lo arreglaremos.
Vamos a hacer dos cosas. Primero, le daremos un color a la etiqueta. Entonces lo vamos a ocultar. Presione el menú desplegable, elija Ocultar en “En la lista de etiquetas” y luego elija un color. Elegí un bonito verde.
Aquí es donde cambia el color de la etiqueta y la oculta para que solo sea visible en su lista de mensajes.
Luego, presione Menos para ocultar toda la basura aleatoria, incluidas las etiquetas codificadas por colores.
Puede ocultar todas sus etiquetas codificadas por colores.
Puede asignar etiquetas codificadas por colores de dos maneras diferentes. Puede simplemente seleccionar una etiqueta, como se muestra aquí:
Puede asignar una etiqueta desde dentro de un mensaje.
O puede crear un filtro con la opción de etiqueta configurada:
Esto es lo que hago. Lo uso para marcar remitentes importantes que no quiero perder, proyectos en los que estoy trabajando y más, todo automáticamente.
Ahí tienes. A partir de ese momento, tendrás mensajes con etiquetas codificadas por colores. Ha sido de gran ayuda para mí. Espero que también te sea útil.
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