¿Cuál es su proceso de diseño de contenido?

Cuando comencé a trabajar en el campo del diseño de contenido y UX, no tenía idea de con qué frecuencia definiría mi propio rol dentro de las empresas. Es cierto que las organizaciones ven a los diseñadores de contenidos como una necesidad, pero muchas veces no tienen idea de qué hacer con nosotros. No saben en qué momento del proceso de diseño involucrarnos y cuáles son los mejores métodos para participar en un entorno de trabajo cada vez más remoto. Después de hablar con redactores de productos en conferencias de contenido, grupos de usuarios de UX y a través de las redes sociales, estoy aprendiendo que muchos de nosotros tampoco tenemos idea de cuál debería ser nuestro proceso. De hecho, a menudo se descuida el proceso de diseño en sí.

Si me conoces profesionalmente, sabrás que tengo opiniones firmes sobre cómo y cuándo involucrar a un diseñador de contenido en el proceso de diseño y estoy aquí, no para decirte qué hacer, sino para decirte qué hago y por qué. Yo lo hago de esa manera.

Imagen dibujada en línea de gráficos, imágenes, música y documentación en un dispositivo tipo tableta.

El caos reina cuando no se tiene un proceso de diseño de contenidos

La queja que más escucho de otros diseñadores de contenido es que no existen sistemas para hacer su trabajo de manera eficiente. Bueno, para ser honesto, eso no es cierto. Escucho:

“No tengo suficiente tiempo para procesar todas las solicitudes de escritura que llegan”.

“Siempre estoy buscando el contexto detrás de las solicitudes de contenido”.

“Recibo todas estas solicitudes de copia al final de un sprint, pero nada antes”.

Viene a ser lo mismo. Sin un proceso de diseño de contenido implementado, un redactor del producto se siente abrumado o fuera del circuito. Afortunadamente, tenemos un proceso que ya debería estar en marcha a medida que establecemos nuestra cultura de redacción de productos dentro de las organizaciones a las que nos unimos.

Sin un proceso de diseño de contenido implementado, un redactor del producto se siente abrumado o fuera del circuito.

Icono con dos engranajes y flechas que muestran una dirección cíclica en el sentido de las agujas del reloj.

El proceso de diseño es el proceso de diseño de contenidos.

Imagina esto:

El escritor de contenido es asignado a uno o tres equipos de diseño (por el amor de Dios, no más de 3 equipos, mantenga baja la proporción de escritor por diseñador) y comienzan a discutir el futuro del producto en sesiones improvisadas de diseño o sesiones de ideación. ¿Dónde están los puntos de fricción? ¿En qué hay que trabajar a continuación? Qué nuevas funciones están en desarrollo. A medida que el escritor (que también es un experto en UX) interactúa con los diseñadores, las ideas se transmiten, los conceptos comienzan a solidificarse y las palabras detrás del proyecto comienzan a formarse.

ESTE es el punto de partida de un proyecto para cualquier redactor de productos cuando está adecuadamente integrado en un equipo de diseño de productos. Este punto previo al inicio es cuando comienza a formarse la germinación de nombres. Es cuando los flujos iniciales de usuarios se esbozan en servilletas. Es cuando el mágico “qué pasaría si” se afianza y podemos cocinar nuestros jugos creativos mientras las visiones de un futuro mejor bailan a nuestro alrededor. El escritor debe participar desde el principio, pero también en la mitad y al final del proceso. El proceso de diseño es el proceso de diseño de contenido.

Estos son momentos en la historia del diseño que he identificado como específicamente valiosos para la participación del escritor y qué tareas de escritura surgen durante estos puntos del proceso:

Ideación o visualización: El escritor comienza a nombrar, trazar la carga de trabajo, imaginar el alcance y participar en la visión del futuro del producto. Este es mi punto favorito en el proceso de diseño y no me lo perdería por nada del mundo.Propuesta: El escritor debe tener acceso a la propuesta para agregar cualquier información sobre los espacios de escritura que contribuya al panorama general. A menudo me ofrezco para ayudar a editar o escribir parte de la propuesta. Esto me da la oportunidad de hacer preguntas al diseñador y hacer que el documento sea lo más claro posible. Aunque no soy secretaria. Este es un documento colaborativo que se transmite entre los diseñadores con los que trabajo y yo. El primer ministro lo aprueba.Patada inicial: El escritor puede asistir al inicio y aportar cualquier información sobre el tono, la voz, la posibilidad de funciones de accesibilidad o hacer preguntas.Estructura de alambre: Empiece a completar el primer borrador de palabras. No permita que loren ipsum permanezca ahí por mucho tiempo a menos que sea un marcador de posición para grandes cantidades de contenido de usuario.Ciclos de revisión y decisión: Este es un buen momento para solucionar los puntos de fricción a medida que la copia se vuelve más permanente. Prefiero un ciclo de revisión informal en el que el trabajo se revisa semanalmente con una o dos revisiones formales. Los puntos donde se necesitan pruebas son más fáciles de identificar mientras todos miran la copia y se producen diferentes interpretaciones. Como escritor, me aseguro de documentar cada decisión que afecta el contenido y de hacer que la documentación sea accesible para los diseñadores y gerentes de producto.Iteración: A medida que cambia el diseño, las palabras también deben cambiar. Me aseguro de que cada vez que se tocan palabras, me etiqueten para revisar los cambios. No escribo cada palabra. Por lo general, estoy demasiado estirado para hacer esto. Reviso cada palabra y sugiero cambios según sea necesario. Recuerde que editar lleva menos tiempo que escribir desde cero. Marque cualquier punto de fricción en la copia para realizar pruebas con el usuario durante este tiempo. Este también es un buen momento para proponer múltiples soluciones para espacios de palabras interesantes y verificar que su terminología y formato sean consistentes con el resto del producto.Pruebas: Participo en dos o más pruebas de usuario como observador cuando la fuente de la prueba es un proyecto en el que estoy trabajando. Si es posible, colaboro de antemano con el investigador para asegurarme de que se prueben cualquier pregunta pendiente sobre la copia, así como la funcionalidad del producto.Revisión final para aprobación y desarrollo: Me aseguro de estar allí para responder cualquier pregunta sobre el contenido durante la revisión final y me aseguro de que el equipo de desarrollo entienda cuándo y cómo comunicarse conmigo si tiene preguntas. Cada vez que se realiza el trabajo de contenido posterior a la aprobación, lo documento y envío una copia a un gerente de proyecto.

Encuentro que las personas que rechazan este plan suelen ser escritores, no diseñadores o gerentes de producto. Entonces es cuando escucho que este proceso lleva demasiado tiempo, no es práctico o que el diseñador no comparte suficiente información para que el escritor tenga este nivel de compromiso.

Hay una razón para esto. Cuando tienes exceso de trabajo y te encuentras separado de los diseñadores con los que se supone que debes trabajar, este proceso puede parecer inconcebible. La comunicación sufre aún más en un entorno remoto. Si el escritor no forma parte de las actividades que rodean al equipo de diseño, le resulta difícil abrir esos caminos de conversación en torno a los diseños. Esto no puede ser la norma y tener un proceso de diseño de contenidos exitoso.

Las dos primeras cuestiones se resuelven solas. Este proceso de integrar al escritor en el espacio de diseño en realidad ahorra tiempo porque el reconocimiento necesario para cada punto de la copia se elimina de la ecuación. Se convierte en un proceso práctico si se sigue. Si estás siguiendo el proceso de diseño, deberías tener acceso a toda la información que tiene el diseñador, incluidos todos los marcos y la investigación. La colaboración de esta acogida. La colaboración comienza con expresar sus necesidades al equipo y escuchar sus necesidades. Trabaje con el equipo en su conjunto para encontrar la mejor manera de colaborar y compartir documentación. Crear un proceso transparente y documentarlo beneficiará a todos.

A los escritores les resulta útil presentarse como expertos en comunicación. Tiene una visión más amplia del producto porque apoya a más de un equipo de diseño o interactúa con marketing o educación del usuario. Mantenga esta información fluyendo a través de su equipo de diseño. Al final te ahorra todo el tiempo.

Icono de una carpeta con imágenes y documentos para almacenar en ella.

¿Dónde se realiza un seguimiento de toda esta información?

No flojo. Por favor, no digas Slack…

Después de hablar con docenas de equipos de diseño sobre su proceso de documentación, “No tenemos uno” es la respuesta más común. La segunda respuesta más común es Slack o Confluence.

Confluence, al menos, tiene un índice y está diseñado para el almacenamiento de documentos. Slack es una maravillosa herramienta de comunicación, pero no está diseñada para documentación. Jira es otra respuesta frecuente, pero la mayoría de las personas no están entusiasmadas con Jira y no quieren acceder a él más de lo absolutamente necesario.

Después de hablar con docenas de equipos de diseño sobre su proceso de documentación, “No tenemos uno” es la respuesta más común.

Soy parcial. Ayudé a desarrollar Abstract's Notebooks durante el año pasado y me encanta la forma en que el programa se adapta al proceso de diseño. De hecho, está diseñado para el proceso de diseño. Tiene la capacidad de realizar un seguimiento del historial de diseño, registrar decisiones y crear revisiones de diseño asincrónicas, y mucho más. Esta sería mi primera opción para la documentación, pero si no puede convencer a su equipo de que adopte otra herramienta, configure plantillas para usar en cualquier programa de procesamiento de texto que tenga disponible para su equipo.

Cree una plantilla que sirva como manifiesto para el proyecto. Debería ser un lugar de reunión central para acceder a todo lo que cualquier miembro del equipo de diseño necesita. Asegúrese de incluir:

Un enlace a la propuesta Cualquier ticket de Jira asociado con el proyecto Una lista de contactos para todos los miembros del equipo Un enlace a todos los archivos de diseño Espacio para la revisión del diseño Lugar de preguntas y respuestas para registrar las decisiones de cada revisión Enlaces a documentación de respaldo como bibliotecas de componentes o documentos de voz y tono Enlaces a cualquier conversación sobre elaboración de microcopias o documentosEnlaces a mapas de usuariosEnlaces a grabaciones y resultados de investigacionesEnlaces a reuniones grabadas o debates relevantes de SlackUn índice para capturar cualquier cosa que no encaje en las categorías anteriores. Esto puede incluir enlaces a diseños antiguos o guías de voz y tonos antiguos, algo especialmente importante si se actualizan partes antiguas de la interfaz de usuario. Puede incluir grabaciones de las sesiones improvisadas, cualquier tipo de tarjeta inicial… lo que sea.

Básicamente, incluya en el manifiesto cualquier cosa a la que pueda necesitar acceso el diseñador, el investigador, la parte interesada o usted mismo.

Espacio para el error

Es importante recordar que un sistema de proceso o documentación no es un complemento perfecto para cada situación, sino más bien una guía para navegar por una avalancha de información complicada. Genere margen para el error.

Esto significa que debe asegurarse de interrumpir ocasionalmente el trabajo en su proceso de diseño para abordar problemas que no están capturados en él. Puedes hacer esto mediante:

Hospedar contenido en horario de oficina abierto a cualquiera que necesite solucionar un problema de contenido. Puede alentar a las personas a que le envíen un mensaje de contacto en un canal especial de Slack cuando necesiten ayuda que no justifique el uso de un diseñador. Abra la comunicación entre departamentos, especialmente marketing y educación del usuario, para garantizar que la redacción sea coherente a medida que los usuarios navegan por toda la marca. Organice reuniones bimestrales de “Word People” para revisar la documentación de contenido compartido y solucionar cualquier problema de redacción compartida para cualquier departamento; incluso los departamentos internos deben ser coherentes.

La transparencia, la colaboración y la organización son el resultado de un proceso bien documentado.

Considere adoptar el proceso de diseño como propio y, si su empresa no tiene un proceso de diseño sólido, reúna un grupo para establecer uno. Dominará el caos en su vida laboral y, en última instancia, creará un proceso de contenido que sea escalable a medida que su equipo crezca.

Una nota final: no seas crítico con los procesos que existen actualmente. Meghan Casey, autora de El kit de herramientas de estrategia de contenidome recordó este punto cuando escribió: “Incluso el…