Document Studio le permite enviar correos electrónicos automáticamente cuando se envía una nueva respuesta al formulario de Google. Puede optar por enviar correos electrónicos al encuestado del formulario, al propietario del formulario, a los miembros de su equipo o a cualquier otra dirección de correo electrónico.
Enviar correos electrónicos desde Formularios de Google
Instale el complemento Document Studio, abra su formulario de Google e inicie el complemento. Cree un nuevo flujo de trabajo, proporcione un nombre descriptivo, como Enviar formulario por correo electrónico a los encuestados, y luego haga clic en Continuar para abrir la sección de condiciones. El flujo de trabajo de formulario a correo electrónico se ejecutará para todas las respuestas de formularios nuevos, pero usted elige enviar correos electrónicos condicionales solo cuando se cumplan ciertas condiciones.
Por ejemplo, si el usuario ha seleccionado Massachusetts como estado, el flujo de trabajo enviará un correo electrónico al equipo de ventas de Boston. Puede crear otro flujo de trabajo en el mismo formulario con otra condición, donde el estado seleccionado es Californiay el segundo flujo de trabajo enviará un correo electrónico diferente al equipo de ventas de San Francisco.
A continuación, elija Enviar correo electrónico de la lista de tareas disponibles.
Configurar la notificación por correo electrónico
Document Studio usa su cuenta de Gmail para enviar correos electrónicos, pero también puede usar SendGrid, Resend, SparkPost o Amazon SES para enviar correos electrónicos.
Dentro de la tarea Enviar correo electrónico, elija Gmail como su proveedor de servicios de correo electrónico. Puede enviar correos electrónicos desde cualquier dirección agregada como alias de correo electrónico en su cuenta de Gmail. Por ejemplo, puede enviar notificaciones en nombre de cualquier miembro de su equipo de proyecto siempre que haya agregado su correo electrónico como alias en su cuenta de Gmail.
Proporcione la lista de destinatarios en los campos PARA, CC y CCO. También puede colocar aquí varias direcciones de correo electrónico separadas por comas. Si tiene una pregunta de formulario donde pueda obtener la dirección de correo electrónico del encuestado, también puede enviar una notificación por correo electrónico al encuestado del formulario eligiendo el título de esa pregunta en el menú desplegable Enviar correo electrónico a.
El campo Responder a es opcional y puede colocar una o más direcciones de correo electrónico a donde se enviarán las respuestas al correo electrónico.
A continuación, agregue el asunto y el cuerpo del correo electrónico personalizados para cada destinatario. Estos campos pueden contener campos dinámicos, encerrados entre llaves dobles, y estos serán reemplazados con respuestas reales ingresadas por el encuestado en el formulario de Google. Los campos de asunto y cuerpo también admiten Scriptlets para ayudarlo a agregar texto condicional según las respuestas del usuario.
Si desea agregar varios correos electrónicos pero con diferentes plantillas en el mismo envío de formulario, haga clic en el botón Agregar otra tarea, elija Enviar correo electrónico y cree una nueva tarea de correo electrónico como parte del mismo flujo de trabajo.
Activar el flujo de trabajo
Haga clic en Continuar para pasar a la pantalla de activadores. Marque la opción Ejecutar al enviar el formulario para que cada vez que se envíe una nueva respuesta del formulario, se active el flujo de trabajo y se envíe un nuevo correo electrónico desde su cuenta de Gmail.
Guarde su flujo de trabajo. A continuación, abra su formulario de Google y envíe una respuesta de muestra para probar el flujo de trabajo. También deberías encontrar una copia del correo electrónico enviado en tus elementos enviados de Gmail.
El flujo de trabajo también aparecerá en el panel de flujo de trabajo, donde podrá editarlo, eliminarlo o ejecutarlo manualmente.