Con Document Studio, puede enviar correos electrónicos personalizados al encuestado del formulario cuando envía su formulario de Google. Las notificaciones por correo electrónico se pueden personalizar para incluir los datos del formulario e incluso puede enviar diferentes correos electrónicos según las respuestas enviadas por el encuestado.
Por ejemplo, aquí tenemos un formulario de Google para recopilar comentarios de los clientes después de comprar en nuestra tienda en línea. El formulario recopila el nombre del cliente, la dirección de correo electrónico y la calificación general. Tendremos diferentes respuestas automáticas de correo electrónico según la calificación. Si el cliente está satisfecho (la calificación es 3 o más), le enviamos una nota de agradecimiento personalizada, pero si la calificación es insatisfactoria (2 o menos), le enviamos una nota diciéndole que puede contactarnos si tiene alguna pregunta.
Enviar correos electrónicos con formularios de Google
Instale el complemento Document Studio, abra su formulario de Google e inicie el complemento. Cree un nuevo flujo de trabajo, proporcione un nombre descriptivo, como Comentarios positivos, y luego haga clic en Continuar para abrir la sección de condiciones.
Seleccione la opción Procesar respuestas de formularios específicos y agregue una condición para procesar solo las respuestas que tengan una calificación del cliente superior a 2 (solo se procesarán los valores de 3 y 4). Haga clic en el botón Continuar y luego elija Enviar correo electrónico de la lista de tareas disponibles.
Configurar la notificación por correo electrónico
Document Studio usa su cuenta de Gmail para enviar correos electrónicos, pero también puede usar SendGrid, Resend, SparkPost o Amazon SES para enviar correos electrónicos.
Dentro de la tarea Enviar correo electrónico, elija Gmail como su proveedor de servicios de correo electrónico. Puede enviar correos electrónicos desde cualquier dirección agregada como alias de correo electrónico en su cuenta de Gmail.
Proporcione la lista de destinatarios en los campos PARA, CC y CCO. También puede colocar aquí varias direcciones de correo electrónico separadas por comas. Si tiene una pregunta de formulario donde pueda obtener la dirección de correo electrónico del encuestado, también puede enviar una notificación por correo electrónico al encuestado del formulario eligiendo el título de esa pregunta en el menú desplegable Enviar correo electrónico a.
A continuación, agregue el asunto y el cuerpo del correo electrónico personalizados para cada destinatario. Estos campos pueden contener campos dinámicos, encerrados entre llaves dobles, y estos serán reemplazados con respuestas reales ingresadas por el encuestado en el formulario de Google. Los campos de asunto y cuerpo también admiten Scriptlets para ayudarlo a agregar texto condicional según las respuestas del usuario.
Activar el flujo de trabajo
Haga clic en Continuar para pasar a la pantalla de activadores. Marque la opción Ejecutar al enviar el formulario para que cada vez que se envíe una nueva respuesta del formulario, se active el flujo de trabajo y se envíe un nuevo correo electrónico desde su cuenta de Gmail.
El flujo de trabajo también aparecerá en el panel de flujo de trabajo, donde podrá editarlo, eliminarlo o ejecutarlo manualmente.
Cree un flujo de trabajo para calificaciones bajas
Ahora que hemos creado un flujo de trabajo para responder a los clientes que nos han dado una calificación positiva, agregaremos otro flujo de trabajo, pero para manejar calificaciones bajas.
Vaya al panel de Document Studio, haga clic en el botón Crear flujo de trabajo para agregar un nuevo flujo de trabajo. Repita los pasos anteriores, pero para la pantalla de condiciones, agregue una condición en la que la calificación enviada sea inferior a 3.
Enviaremos un correo electrónico diferente al encuestado si su calificación es inferior a 3.
Guarde su flujo de trabajo. A continuación, abra su formulario de Google y envíe una respuesta de muestra para probar el flujo de trabajo. También debería encontrar una copia del correo electrónico enviado en sus elementos enviados de Gmail si la calificación enviada es 3 o más.