Con Document Studio, puede enviar recordatorios amigables por correo electrónico a los clientes antes de que una factura esté vencida. Los recordatorios se pueden enviar automáticamente 'n' número de días antes del vencimiento de la factura. También se pueden enviar recordatorios por correo electrónico para las facturas vencidas.
Para este ejemplo, tenemos una hoja de Google que contiene una lista de facturas. Incluye la información de contacto del cliente, el monto de la factura y la fecha de vencimiento. La hoja también incluye una columna de Estado que indica si la factura se ha pagado o no y nos gustaría enviar recordatorios por correo electrónico para las facturas que vencen en los próximos 30 días.
Crear un flujo de trabajo de recordatorio por correo electrónico
Instale el complemento Document Studio y abra su Google Sheet para iniciar el complemento. Dentro de la aplicación Document Studio, proporcione un nombre descriptivo para su flujo de trabajo y elija la hoja de trabajo específica en su hoja de cálculo de Google que contiene los datos de la factura. Haga clic en Continuar para pasar a la página de condiciones.
En el panel Condiciones, elija la opción Procesar filas específicas y establezca las condiciones en que la columna Estado sea igual a Esperando o Vencido. También puede agregar otro criterio para enviar recordatorios solo cuando el monto adeudado sea superior a $100.
Haga clic en Continuar para pasar a la página de tareas y elija Enviar correo electrónico en la lista de tareas.
Crear una plantilla de mensaje
Configure la tarea Enviar correo electrónico para enviar un correo electrónico recordatorio amistoso al cliente. Dado que las direcciones de correo electrónico del cliente aparecen en la columna Dirección de correo electrónico de la Hoja de Google, puede elegir el nombre de esa columna en el menú desplegable Enviar correo electrónico a.
Proporcione un asunto y un cuerpo para el correo electrónico. Puede utilizar {{variables}} en el asunto y el cuerpo de los correos electrónicos personalizados.
Programar correos electrónicos
En la pantalla Activador, active la opción Retraso de tiempo y establezca el retraso en 30 días antes del vencimiento de la factura. Es importante que la columna de fecha en Google Sheets tenga el formato de fecha; de lo contrario, el cálculo para comparar la fecha de vencimiento con la fecha actual no funcionará.
Haga clic en el botón Guardar para guardar y activar su flujo de trabajo.
Enviar correos electrónicos después de la fecha de vencimiento
Ahora que hemos creado un flujo de trabajo para enviar recordatorios por correo electrónico antes de la fecha de vencimiento, también podemos crear un flujo de trabajo que envíe correos electrónicos a los clientes después de que la factura esté vencida.
En lugar de crear un nuevo flujo de trabajo desde cero, simplemente puede hacer una copia del flujo de trabajo existente.
Para copiar un flujo de trabajo, vaya al panel de flujo de trabajo, haga clic en el botón Acciones y seleccione Duplicar en el menú desplegable.
Dentro del nuevo flujo de trabajo, cambie el nombre de su flujo de trabajo y continúe con la sección de tareas. Edite la tarea Enviar correo electrónico y cambie la línea de asunto y el cuerpo del mensaje. A continuación, vaya a la pantalla Activadores y cambie el retraso para que se ejecute 7 días después de que la factura esté vencida. Guarda tu trabajo.
Su flujo de trabajo ahora se ejecuta en segundo plano y enviará automáticamente correos electrónicos cerca de la fecha y hora programadas.