Imagen: Fujitsu
A lo largo de los años, mi esposa y yo compramos cuatro escáneres Fujitsu ScanSnap: un S1500, un iX500, un S1300i y un S1100 portátil. Decir que somos grandes fans de ScanSnap sería quedarse corto.
Curiosamente, todo comenzó con la búsqueda de mi esposa de digitalizar todos sus libros de manualidades. Quería poder leer todos esos libros en una tableta y llevarlos consigo dondequiera que fuera. Comenzamos ese proceso en 2013, cortando los lomos de los libros con una cortadora de papel tipo guillotina de alta resistencia y escaneándolos.
Pero pasaron siete años hasta que todo se hizo realidad, cuando finalmente consiguió su tan deseado iPad de 12,9 pulgadas con 2 TB de almacenamiento para guardar todos esos libros.
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Poco después de comenzar el proceso de escaneo del libro, nuestras necesidades de escaneo se volvieron mucho, mucho más serias. Mis padres, que tenían más de 80 años, de repente se enfermaron demasiado para gestionar sus asuntos. De la noche a la mañana, mi esposa y yo teníamos un garaje entero lleno de décadas de papeleo no administrado en cajas de cartón sin etiquetar. No teníamos una idea real de sus cuentas e intereses y necesitábamos controlarlos de alguna manera.
Como no había manera de que pudiéramos crear un sistema de archivo para todo ese papel, mi mejor idea fue indexarlo todo digitalmente. De esa manera, podríamos buscar documentos a medida que fueran necesarios.
Terminamos contratando a una ayudante que pasó sus días escaneando todo usando el escáner ScanSnap y luego enviándolo todo a Evernote y Google Drive, los cuales realizaron OCR automáticamente en todos los archivos, haciéndolos buscables bajo demanda.
Creo que este proceso ayudó a mis padres a comprar algunos años más de vida. Enterrada en esa masa de papel había una póliza de seguro para el cuidado de personas mayores. No había manera de que pudiera permitirme pagar su atención de mi bolsillo (los costos son deslumbrantemente altos). Pero tenían una póliza de seguro que brindaba esa cobertura. Primero tuvimos que encontrarlo y luego, para invocar su beneficio, tuvimos que encontrar un montón de otros documentos. Poder utilizar la búsqueda de texto completo para encontrarlos nos permitió calificar para beneficios y recibir atención en el hogar las 24 horas, los 7 días de la semana.
Consejo rapido: Quizás no crea que necesita un escáner de documentos a granel. Pero créeme. Puede llegar el día en que necesites uno realmente.
Nuestro uso del escáner continúa hasta el día de hoy, aunque, afortunadamente, no ha sido tan grave. Digitalizamos todos nuestros documentos personales y comerciales, y están organizados en nuestro servidor doméstico, respaldados en la nube. Denise continúa escaneando libros de manualidades, patrones y otros documentos, y yo uso el escáner de mi escritorio para escanear rápidamente contratos y otros documentos.
ScanSnap iX1600
Todo eso me lleva a la ScanSnap iX1600que Fujitsu tuvo la amabilidad de enviar para su revisión.
En muchos sentidos, este nuevo iX1600 se parece mucho a los otros ScanSnaps que hemos utilizado. Puede contener 50 hojas de papel, escanear unas 40 páginas por minuto y escanear ambas caras del papel de una sola vez.
Ésas son las apuestas de ScanSnap, pero son importantes. Después de todo, la máquina no sólo tiene que poder tomar “fotografías” digitales del contenido de la página a medida que pasa por el mecanismo de imágenes, sino que también tiene que alimentar de manera confiable diferentes tipos de papel: miles de páginas por hora.
Las únicas veces que tuvimos fallas en la alimentación fue cuando el material similar al caucho de los rodillos simplemente se desgastó. Estos pueden manejar alrededor de 200.000 páginas, pero después de eso, se consideran consumibles y necesitan ser reemplazados. El costo es de alrededor de $30 a $70 dependiendo de la máquina.
Tradicionalmente, la línea ScanSnap se conectaba a la computadora a través de USB. Lo que destaca el ScanSnap iX1600 es que es inalámbrico, y eso cambia las reglas del juego.
En primer lugar, ya no necesita estar sentado frente a una computadora para escanear documentos. Eso significa que puede colocar el escáner en el lugar donde el papel ingresa a su entorno. Esto es importante en el mundo actual porque todos interactuamos cada vez menos con el papel real en nuestros escritorios. Ahora todo está en línea y en pantalla.
Colocamos nuestro ScanSnap iX1600 en nuestro vestíbulo de entrada, justo donde llega el correo. Podemos abrir el correo justo cuando llega a la casa y escanearlo, todo sin tener todo ese papel desordenado en algún área de aterrizaje u otra.
Pero lo que destaca es la segunda característica única del iX1600: compartir en equipo. Hay una pequeña pantalla táctil a color justo en el escáner que le permite elegir el destino del documento. Puede asignar hasta cuatro perfiles al escáner, cada uno con su propio color. Al escanear un documento para David, por ejemplo, el perfil es azul. Al escanear un documento para Denise, es verde.
Imagen: Fujitsu
Cada perfil puede elegir un destino de escaneo predeterminado, ya sea una carpeta en la red o una carpeta en la nube. Entonces, cuando se escanea un documento en busca de David, se envía a una carpeta en mi computadora. Pero cuando se escanea un documento para Denise, se envía a una carpeta en su Dropbox.
Imagen: Fujitsu
Esta funcionalidad, la integración del escaneo con perfiles y la entrega de red, es lo que hace que el iX1600 inalámbrico cambie las reglas del juego. El escáner ya no es un apéndice de una computadora. Más bien, es una estación de trabajo por derecho propio, capaz de realizar la importante función de ingesta de papel justo en el punto de entrada del papel.
Línea de fondo
Llevo años recomendando ScanSnap como la solución ideal para los escáneres de alimentación automática de documentos. Esa recomendación no cambia con el iX1600.
Dicho esto, todavía estoy explorando el potencial de un escáner inalámbrico listo para la nube. La capacidad del escáner para distribuir documentos de manera inteligente a sus destinos según los perfiles lo convierte en un recurso de oficina centralizado e independiente.
¿Utiliza un escáner de documentos? ¿Los has encontrado tan críticos como yo? Háganos saber en los comentarios a continuación.
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