— ¿No conoces la 'regla 1 3 5'? No te preocupes. Este artículo le ayudará a comprenderlo plenamente. Echemos un vistazo más de cerca a la regla 1 3 5. Quizás sea la técnica exacta que estabas buscando.—
Cuando tienes mucho que hacer y lograr, es fácil sentir que tus esfuerzos son en vano. Todo empleado productivo le dirá que debe priorizar sus tareas para poder afrontar este sentimiento y aprovechar al máximo su día.
Foto de Andreas Klassen en Unsplash
Sin embargo, esto no es del todo cierto porque existen numerosas técnicas disponibles para ayudarlo a aumentar su productividad y contribuir a la organización de manera más efectiva.
No existe una solución única para todos sus problemas. Las estrategias que funcionan para una persona pueden no funcionar para usted. Por lo tanto, encontrar la técnica que funcione mejor para usted es fundamental para el éxito de la productividad a largo plazo.
La regla 1–3–5 es una técnica que ha tenido un impacto significativo en la productividad de los empleados en los últimos años. Comencemos con la pregunta más fundamental.
La regla 1–3–5 es una estrategia de productividad que te obliga a ser productivo tomando descansos de tu trabajo de forma regular.
Funciona con una fórmula de tres pasos: elija una tarea principal para completar, divídala en tres tareas medianas y luego divida esas tres tareas medianas en cinco tareas pequeñas.
Debido a que varía de mayor a menor y todo lo intermedio, puede estar seguro de que está progresando en proyectos importantes sin sentir que ha estado sentado durante horas sin lograr nada.
Este método es una excelente manera de comenzar con algo que ha estado en su lista de tareas pendientes por un tiempo pero que aún no se ha completado. Puedes ser más eficiente con tu tiempo y sentirte más productivo dividiendo tus tareas en partes más pequeñas, incluso si has logrado pequeñas victorias a lo largo del día.
Pasemos a la siguiente pregunta.
Es posible duplicar la productividad, según Tim Ferriss en su libro The 4-Hour Workweek. Todo lo que necesitas es algo de previsión, coherencia y motivación. La regla 1–3–5 es el concepto detrás del aumento de la productividad diaria a través de estos tres conceptos.
El concepto, como su nombre lo indica, requiere que usted trabaje durante una hora en la tarea de mayor prioridad, luego tome un descanso de 15 minutos, luego trabaje durante otra hora y media en una tarea de prioridad media relacionada con la primera, y finalmente en la tarea con la menor prioridad.
La regla 1–3–5 no sólo aumenta la productividad diaria sino que también ayuda a desarrollar relaciones más sólidas entre compañeros de trabajo. Además, es sencillo de implementar y resulta extremadamente beneficioso para aumentar la productividad general.
Esta es una de las muchas estrategias simples para aumentar la productividad diaria y el desempeño general de los empleados que pueden implementar tanto los empleados como los empleadores.
Entendemos lo que estás pensando: ¿por qué deberías probar esta técnica?
Entonces aquí está tu respuesta.
Si desea aumentar su productividad y obtener una ventaja competitiva, podría ser el momento de implementar la regla 1–3–5 en su lugar de trabajo. Este es un método sencillo pero muy eficaz para aumentar la productividad de los empleados y al mismo tiempo optimizar el proceso de seguimiento.
En resumen, a cada empleado se le asignan tres objetivos que deben completarse en el plazo especificado. Estos objetivos pueden ser cualquier cosa, pero deben incluir tareas grandes, medianas y pequeñas. Por ejemplo, un empleado podría haber completado un objetivo de limpiar su bandeja de entrada de correo electrónico, otro objetivo de enviar facturas y un tercer objetivo de contactar nuevos clientes sobre un próximo evento.
Otros empleados pueden optar por completar tres tareas relacionadas con el trabajo, como editar fotografías, actualizar bases de datos de clientes y completar trámites para reclamos pendientes.
Los empleados que cumplan sus objetivos durante ese período de tiempo tendrán un descanso de diez minutos. ¡Eso es todo al respecto!
Los empleados deben tomar descansos de cinco minutos en cada tarea, independientemente de lo que estén haciendo o dónde estén trabajando. Esto les permitirá aclarar sus mentes para que cuando regresen al trabajo estén completamente concentrados en completar cualquier tarea pendiente o emprender nuevos proyectos.
Al mantener las cosas simples y directas, los empleados siempre sabrán lo que deben hacer durante esos períodos de tiempo designados y no se sentirán presionados, lo que resultará en una mejor producción para cualquier organización.
Veamos cómo puedes aprovechar al máximo esta técnica.
Para aprovechar al máximo esta estrategia, calcula cuánto tiempo llevará tu tarea diaria y divídela en tres partes. Por ejemplo, si tienes una hora para escribir una presentación, trabajarás durante 30 minutos, luego tomarás un descanso de 10 minutos y luego trabajarás otros 20 minutos para completarla. De esta manera, podrás evitar trabajar demasiado o distraerte con otras tareas, y tu nivel de concentración se mantendrá alto durante todo el día.
Después de un par de semanas de este horario de trabajo, notará una mejora significativa en su productividad, lo que también mejorará su capacidad para gestionar sus tareas diarias.
Puede utilizar una aplicación sencilla de seguimiento del tiempo como Workstatus para realizar un seguimiento de todas las tareas que requieren al menos 10 minutos de concentración ininterrumpida para garantizar que esté plenamente involucrado en su trabajo.
Por último, ¡recuerda recompensarte! Tómate un tiempo libre para pasar tiempo de calidad con tus compañeros de trabajo. Simplemente no vuelva a caer en viejos hábitos y siga trabajando en proyectos importantes.
Vayamos un paso más allá y analicemos algunas sugerencias para incorporar la técnica 1 3 5 a su vida laboral.
1. Deja de perder el tiempo
Con tantas responsabilidades, es fácil distraerse con proyectos que no son objetivos a largo plazo. Bloquear el tiempo es un método para lidiar con las pérdidas de tiempo.
Comience cada día dedicando tiempo a sus tareas más importantes. Durante estos momentos, evite todas las demás distracciones, como consultar el correo electrónico o las cuentas de redes sociales. Esto aumentará sus posibilidades de concentrarse realmente en lo que es importante.
Mantenga una concentración total en una sola tarea a la vez. Divida las tareas grandes en otras más pequeñas y programe bloques de tiempo específicos para trabajar en ellas en lugar de intentar encajarlas en momentos no planificados. Esto le permite completar más trabajo en menos tiempo manteniendo la calidad.
2. Manténgase enfocado en lo que más importa
Esto puede resultar difícil, especialmente si trabaja desde casa. Después de todo, cuando nadie está mirando por encima del hombro, es fácil distraerse con tareas triviales como leer o responder mensajes de Slack.
Usar herramientas que le permitan realizar un seguimiento de su tiempo cada día es una de las mejores formas de mantenerse concentrado. Por ejemplo, utilice Workstatus para ver qué sitios web y aplicaciones consumen la mayor parte de su tiempo semanalmente. Establezca metas sobre cuántas horas por semana deben dedicarse a tareas productivas y manténgase enfocado en las cosas más importantes. ¡Estarás mucho más feliz con tus resultados una vez que comiencen a aparecer!
3.Haz una lista de tareas pendientes
Haga una lista de tareas pendientes para todos los días. Hacer una lista, ya sea en papel o en su sistema, es la mejor manera de realizar un seguimiento de sus tareas diarias. Los elementos que requieren atención inmediata deben priorizarse, programarse en su calendario y luego tacharse a medida que se completan.
Esto puede ayudarle a realizar un seguimiento de lo que debe hacerse sin sentirse abrumado y también evitará que olvide algo importante más adelante durante el día o la semana.
Este método es ventajoso porque le permite planificar con anticipación. Previene la procrastinación y le permite concentrarse en una tarea a la vez.
Además, si surge algún problema durante el día, como una reunión inesperada o alguien entra a su oficina buscando ayuda, no perderá de vista todas las demás tareas que deben completarse.
Para ayudarse, puede comenzar a utilizar un software de monitoreo de la actividad del usuario, que puede ayudarlo a responsabilizar a sus empleados al concentrarse en su productividad.
Estos programas lo ayudarán a crear una lista de objetivos priorizados y luego establecer puntos de referencia para medir qué tan bien los está cumpliendo.
4. Realice un seguimiento de su progreso
Dedicar tiempo a proyectos específicos es difícil, no porque no tengas suficiente tiempo, sino porque no sabes adónde va tu tiempo.
Al realizar un seguimiento de dónde pasa su tiempo cada día, puede comprender mejor a dónde van sus horas extra y luego aplicar esas mismas estrategias para avanzar más en sus proyectos importantes.
Reservar 10 minutos en varios momentos del día para escribir lo que logró, en qué proyecto estaba trabajando, cuánto tiempo tomó la tarea y cualquier otra información relevante es una forma sencilla de hacerlo.
Este proceso se puede acelerar mediante el uso de herramientas de monitoreo de la actividad del usuario como Workstatus, que le permiten realizar un seguimiento de su progreso a lo largo del tiempo y establecer objetivos para usted y su equipo. .
5. Dedica tu tiempo sabiamente
La regla 1–3–5 es una estrategia de gestión del tiempo basada en la suposición de que dedicará una hora a planificar, tres horas a hacer y cinco horas a evaluar. Esto significa que tan pronto como sepa lo que debe hacer, debe reservar tiempo en su calendario para planificar cómo lo hará.
Debes dedicar toda tu atención y energía a completar tu proyecto durante esas tres horas de trabajo. Una vez que haya terminado, tómese un descanso de cinco horas antes de determinar si ha cumplido todos sus objetivos.
Hay dos razones por las que es fundamental gestionar el tiempo de forma inteligente. En primer lugar, si no completó todo lo previsto en su plan, es posible que deba adoptar un enfoque diferente. En segundo lugar, si completó todo lo previsto en su plan, puede que sea el momento de establecer algunas nuevas metas o prioridades para continuar con su éxito.
También puede utilizar el software de seguimiento de empleados para analizar dónde pasa la mayor parte de su tiempo y poder ajustar cualquier problema que pueda surgir.
6. Utilice software y aplicaciones para gestionar sus tareas diarias
Siempre es una buena idea poner en práctica principios de gestión del tiempo como la regla 1–3–5 de Allen. Sin embargo, si le resulta difícil implementarlo, puede aumentar su productividad utilizando software de seguimiento de empleados y aplicaciones móviles. Esto le ayudará a determinar qué elementos causan estrés innecesario y en qué tareas vale la pena trabajar.
Esto puede parecer grave, pero tenga en cuenta que estas herramientas de seguimiento de empleados existen para su propia seguridad. Podría haber graves consecuencias si no gestiona sus tareas diarias de forma eficaz. Como resultado, es fundamental utilizar estos programas de manera responsable para aumentar su productividad.
La regla 1 3 5 es una técnica eficaz para aumentar la productividad de los empleados. Es simple, eficaz y puede ayudarle a organizarse.
Sin embargo, el resultado general está determinado por cómo lo aplica. Depende completamente de ti. Puede modificar el enfoque para maximizar su productividad diaria. Realice un seguimiento de su progreso durante al menos 30 días y realice un seguimiento de su productividad a lo largo del día. De esta forma sabrás si tu empresa está aprovechando los beneficios de esta estrategia.
¡Nos encantaría conocer sus estrategias para aumentar la productividad! ¡Deja un comentario abajo y compartamos cosas!