Este artículo se publicó originalmente en octubre de 2014. Desde entonces, se ha actualizado aproximadamente cada año para reflejar nuevas herramientas y flujos de trabajo.
¿Recuerda las antiguas suites ofimáticas y de productividad que todos solíamos usar? No sé ustedes, pero mi combinación de herramientas de productividad ciertamente ha cambiado a lo largo de los años. Lo que uso hoy es muy diferente de mi “conjunto” de productividad diaria de años pasados.
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Antes de explicarle las herramientas y mi “proceso”, permítame señalar que esto es diferente para cada uno. Mi trabajo hoy en día consiste mucho más en educar y comunicar, y paso mucho menos tiempo viviendo en hojas de cálculo que en los días en que dirigía nuevas empresas.
Hoy coordino con equipos, en lugar de gestionarlos. Tengo estudiantes en lugar de empleados. Investigo proyectos en lugar de lanzar productos. Mi flujo diario de productividad refleja los cambios en mi carrera a medida que evolucioné de fundador a asesor, de gerente a profesor y de editor a columnista.
Utilizo una gran cantidad de herramientas para mis proyectos y, a menudo, cambian de un proyecto a otro. Pero lo que voy a discutir aquí son las herramientas que utilizo a diario para gestionar mi “flujo”.
¿Qué quiero decir con mi flujo?
Divido mi jornada laboral en dos partes principales de tiempo: tiempo de comunicaciones y recopilación de conocimientos, y tiempo de proyectos. Todos los días hay prácticamente las mismas actividades de comunicación y recopilación de conocimientos, que siguen un patrón relativamente constante que ha demostrado ser muy productivo para mí. Estas son las actividades de productividad diaria de las que he estado hablando.
En mi caso, desde la mañana hasta media tarde es ese momento de productividad diaria. Ahí es cuando me conecto y hago seguimiento con todos mis electores, estudiantes, editores, productores, etc., cuando hago mi lectura diaria para estar al día tanto con las noticias como con las nuevas tecnologías, y cuando administro mi agenda, programo mis tareas, hacer llamadas, escribir y responder correos electrónicos.
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Todo ese proceso es mi flujo. A lo largo de mis muchas iteraciones, logré optimizar este proceso para poder hacer una gran cantidad de cosas en un período de tiempo relativamente corto.
La otra mitad de mi día es tiempo de proyectos. Aquí es cuando trabajo en todo, desde artículos académicos hasta presentaciones, documentos técnicos y transmisiones web que hago para , hasta el desarrollo de código y la mayoría de los proyectos sobre los que escribo para DIY-IT. Tiendo a trabajar en proyectos al final de la tarde y al final de la noche, con un descanso temprano en la noche para pasar tiempo en familia y almorzar o cenar.
Cambios debido a la pandemia
La última vez que actualicé esta guía fue a principios de 2019. Obviamente, han sucedido algunas cosas desde entonces. En términos de mi productividad diaria, salgo mucho menos que antes. En aquel entonces, a menudo corría de un lugar a otro y tenía que desarrollar un transporte diario (EDC) que me permitiera sumergirme en cualquier proyecto o trabajar con cualquier equipo sin importar dónde estuviera. Tenía kits de EDC para una programación en una cafetería y kits de EDC para una conferencia de una semana de duración. Incluso construí un EDC para evacuaciones de emergencia en un tiempo indeterminado.
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Ahora, casi siempre estoy en casa. Si estoy fuera, es una ida y vuelta dedicada con un propósito específico. No se puede deambular, curiosear ni charlar. Sí, sé que otras personas pueden sentirse cómodas volviendo a la normalidad prepandémica, pero tengo razones para actuar un poco más seguro que la mayoría.
En cualquier caso, lo que eso significa es que en lugar de mi ranking creciente de teléfonos, tabletas, Chromebooks y computadoras portátiles, solo llevo mi iPhone 12 Pro Max. Me mantendrá al día hasta que regrese a casa y pueda continuar donde lo dejé.
Herramientas para mi flujo diario
Ahora que comprende cómo ha cambiado mi entorno de trabajo y cómo estructuro mi jornada laboral, analicemos las herramientas que utilizo en mi flujo diario. Todo comienza con Gmail…
Primera mañana Gmail
Ha pasado bastante tiempo desde Hice el cambio de Outlook a Gmail, y tengo que decirles que mi productividad ha mejorado enormemente y, después de más de media década de uso, no me arrepiento ni un poco de mi decisión. Tener exactamente la misma interfaz de correo electrónico en todas mis máquinas, con una estrecha integración con mi iPhone, iPad y computadoras, ha marcado la diferencia.
Ya no tengo miles de elementos rebeldes llenando mi bandeja de entrada. De hecho, de eso se trata gran parte de este proceso de productividad diaria.
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Mi día comienza con mi alarma sonando. Desde debajo de las sábanas, normalmente alcanzo mi teléfono, abro un ojo dolorosamente, toco la aplicación Gmail y escaneo para ver si hay algo en llamas.
En realidad, tacha eso. Ya no me llevo el iPhone a la cama. En cambio, uso mi Apple Watch. Cuando me despierto, todavía puedo echar un vistazo a mis notificaciones, pero al dejar las pequeñas computadoras fuera del dormitorio, no tengo la tentación de revisar el trabajo, leer mi correo o jugar Wordle cuando debería estar durmiendo.
De la forma en que configuré Gmail, solo los mensajes más importantes aparecen en mi reloj. Lo mismo ocurre con las notificaciones de Slack. Básicamente, a menos que uno de mis editores me diga algo urgente, puedo empezar el día en paz. Si no hay nada urgente, presiono el botón de repetición. Después de repetir este ritual dos o tres veces, me levanto, hago mis necesidades matutinas y camino como un zombi hasta la cafetera.
Una vez que tengo el café en la mano, navego el del cachorro estrategia de defensa de la torre para la mañana, tratando de no morderme los dedos de los pies, derramar mi café o pisar a uno de sus amigos animales de peluche bien masticados. Finalmente, llego al sofá, enciendo el monitor que está al lado del sofá y vuelvo a revisar mi correo electrónico.
En este punto, tiendo a tomar nota de lo que hay en mi bandeja de entrada, pero no lo proceso ni respondo. Quiero dejar que el café se haga cargo.
También echo un vistazo rápido a mi calendario y a mi lista de tareas pendientes para asegurarme de saber lo que tengo previsto para el día.
Lecturas imprescindibles diarias con Pocket
A continuación, alcancé mi mayor número de lecturas diarias. Por supuesto, esto comienza con entonces normalmente Esclavay tecmeme. Hago un escaneo rápido de los titulares y cualquier cosa que parezca que vale la pena leer, hago clic derecho y lo guardo en Pocket.
Algunas de mis lecturas para hoy.
Antes de usar Pocket, solía abrir todos los titulares interesantes como pestañas nuevas. Mi navegador a menudo se veía abrumado por pestañas, a veces hasta el punto de fallar. Si cambiaba de computadora, tenía que intentar averiguar qué pestañas tenía abiertas y, de lo contrario, coordinar de alguna manera entre 10 y 50 pestañas abiertas. Fue un desastre.
Ahora, simplemente guardo todo en Pocket para revisarlo más tarde. De hecho, hago esto en dos fases. yo suelo , Esclavay tecmeme como una forma rápida de enterarse cuál es la gran noticia del día. Más tarde en la mañana, abriré Feedly y abordaré tantos sitios como creo que tengo tiempo, de mi gran lista de feeds. O podría profundizar en una historia que sea interesante y de moda y buscar más contenido, que también guardaré en Pocket.
Lo bueno de esto es que puedo hacerlo fácilmente mientras tomo café. Puedo hacerme una idea del día a partir de los titulares, pero no necesito tener todas mis células cerebrales conectadas tan pronto. Luego voy y hago mi avena. Ahora desayuno avena todos los días. ¿Por qué no hice esto cuando era más joven? Es entonces bien por usted.
En este punto, llevo entre 30 y 60 minutos de mi día, he tomado una o dos tazas de café y tengo una idea bastante sólida tanto de lo que está sucediendo en mis diversos dominios como de lo que está sucediendo. en el resto del mundo. Es una forma muy buena y muy rápida de ponerse al día mientras se despierta.
Dependiendo de la importancia y urgencia de los mensajes en mi bandeja de entrada de Gmail, iré directamente a mi ciclo de correo electrónico matutino o comenzaré mi lectura matutina. Prefiero leer por la mañana antes que el correo electrónico, así que hablaré de eso a continuación.
El ciclo Pocket-read-post-archivo
Yo leo. Mucho. Necesito mantenerme actualizado sobre una enorme cantidad de información, tanto relacionada con noticias de última hora como con información técnica o académica profunda. Como resultado, paso un buen porcentaje de mi mañana leyendo. También veo muchos vídeos de YouTube. Casi siempre estoy aprendiendo sobre cosas nuevas y muchos videos de YouTube brindan excelentes introducciones sobre cómo funcionan esas cosas y qué hacen. Sin YouTube, nunca habría puesto en funcionamiento mi CNC ni habría realizado mi primera construcción exitosa.
Como ya seleccioné los artículos de mis fuentes principales, puedo abrir Pocket y comenzar a leer. Me gusta mucho esto porque ahora tengo todo mi contenido en un solo lugar.
Lo que es particularmente bueno de Pocket es que se ejecuta no sólo en el navegador web de mi sofá y en Chrome, sino que también hay versiones de Pocket para iOS y Android. Como resultado, puedo leer artículos en cualquier lugar, incluso en el necesario o cuando estoy fuera de casa.
Parte de mi flujo matutino consiste en publicar en las redes sociales. Lamentablemente, esto ha cambiado. Solía ser que cada vez que encontraba un artículo interesante en mi colección de Pocket, tocaba el ícono Compartir en Pocket y luego seleccionaba Buffer. Luego, Buffer tomó el artículo, lo programó y lo publicó en Twitter, Facebook y LinkedIn. Dos clics y pude compartir algo interesante.
Pero Facebook rompió eso. Facebook ya no permite que herramientas como Buffer y Hootsuite publiquen en páginas personales de Facebook. He pasado años creando seguidores en mi página personal de Facebook y no quiero iniciar una página corporativa (o dejar huérfanos a todos mis seguidores), así que cuando Facebook rompió la publicación automática, me dolió. Ahora, publico personalmente en Twitter y luego lo hago nuevamente en Facebook. LinkedIn recibe mucha menos atención y, francamente, publico con menos frecuencia.
Otro aspecto de mi lectura matutina que ha cambiado es que ya no guardo artículos en Evernote. Solía guardar artículos que me servirían para proyectos en los que estoy trabajando o recursos de investigación generales. Si bien uso Evernote para escribir artículos, ya no uso Evernote como centro de todo. El bolsillo maneja perfectamente los artículos archivados. Y Notion (más sobre esto más adelante) maneja notas.
Enjuague, lave, repita.
Soy relativamente holístico en cuanto a mi proceso de lectura matutino. Lo hago hasta que me aburro o tengo hambre, o tengo ganas de cambiar de tema y pasar a administrar mi correo electrónico y mi agenda.
El punto clave de todo esto es que desde que pasé a este ciclo de lectura de bolsillo y posarchivo para mi lectura diaria, mi productividad y flexibilidad han aumentado enormemente. Estoy haciendo más cosas y la calidad del proceso es mucho más agradable. Ya no estoy atado a mi navegador de escritorio porque todas estas herramientas funcionan en todos mis dispositivos.
Conexión y programación
Suponiendo que no haya nada en llamas que haya tenido que manejar a primera hora, en algún momento de la mañana pasaré de leer a comunicarme. Saldré de Pocket y entraré en Gmail y revisaré mi correo electrónico.
Gmail hace un gran trabajo filtrando el spam, pero revisaré las pestañas Actualizaciones y Promociones y eliminaré o marcaré como spam todo lo que no sea necesario. Suele ser una limpieza bastante rápida.
A veces, hay algo en mi sección Actualizaciones que indica que hay un elemento de acción. Por ejemplo, si uno de mis sitios web ha publicado una advertencia de seguridad, dependiendo de la gravedad, me pondré manos a la obra para solucionar el problema o enviaré el correo electrónico a Todoist como una tarea pendiente.
Aquí es donde la integración de Todoist y Gmail es muy bueno. Todo lo que necesito hacer es tocar el ícono de Todoist y puedo convertir el mensaje de correo electrónico en una tarea pendiente, completa con un enlace al mensaje de correo electrónico original. Una vez que haya programado…