¿Qué es Microsoft 365?
Como línea de productos, Microsoft Office se remonta a casi tres décadas, y las primeras versiones esencialmente combinaban Word, Excel y PowerPoint en un paquete con descuento. Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365), que está disponible desde 2011, se diferencia de ese paquete antiguo en dos aspectos: primero, se vende como una suscripción (facturada mensual o anualmente), en lugar de como una licencia perpetua con un pago único fijo. En segundo lugar, combina un conjunto de servicios en línea, que incluyen correo electrónico de clase empresarial, almacenamiento de archivos en la nube y herramientas de comunicación segura, junto con las aplicaciones de escritorio tradicionales.
Además: las suscripciones a Microsoft 365 Familiar y Personal ya están disponibles para su compra
Debido a que es una oferta de suscripción, esos programas de escritorio se actualizan automáticamente cuando hay una nueva versión disponible. Si su suscripción está vigente, obtendrá las últimas versiones, con versiones de seguridad mensuales y actualizaciones de funciones cada seis meses, en el mismo calendario que Windows 10.
Microsoft 365 está disponible en ediciones Familiar y Personal (anteriormente conocidas como Office 365 Hogar y Personal, respectivamente) diseñadas para familias, estudiantes e individuos para uso personal y no comercial.
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En esta guía, cubrimos la multitud de ediciones Microsoft 365 Business y Enterprise, que ofrecen un conjunto de características más avanzadas que las ediciones Family y Personal, con aplicaciones colaborativas y herramientas de administración diseñadas para enfrentar los desafíos de cumplimiento y seguridad empresarial.
Además: ¿Qué aplicaciones hay en Office 365?
¿Qué servicios en línea hay en Microsoft 365?
La combinación exacta de aplicaciones y servicios disponibles con una suscripción a Microsoft 365 depende de la edición que haya elegido. Los siguientes cinco servicios son comunes a todos los planes empresariales y empresariales:
Intercambio en línea
Esta oferta de correo electrónico de clase empresarial brinda a cada suscriptor de Microsoft 365 de su organización un buzón con una capacidad máxima de 50 GB o 100 GB, con la capacidad de acceder al correo electrónico a través de un navegador web o usando la aplicación Outlook en Windows, Mac o en dispositivos móviles. El filtrado de malware y spam está integrado, al igual que funciones básicas como buzones de correo compartidos y (para algunas suscripciones de Microsoft 365) funciones avanzadas como eDiscovery.
OneDrive para empresas
Cada suscriptor empresarial de Microsoft 365 obtiene 1 TB de almacenamiento personal de OneDrive para la Empresa, con clientes de sincronización disponibles para todas las plataformas móviles y de escritorio. El cliente de Windows 10 utiliza el mismo cliente de sincronización que el servicio OneDrive para el consumidor y mantiene los datos en una ubicación separada. La función Files on Demand permite a los usuarios ver y administrar el almacenamiento basado en la nube mediante el Explorador de archivos. Los administradores de planes Enterprise pueden actualizar a los usuarios a almacenamiento ilimitado si un terabyte no es suficiente.
SharePoint en línea
La interfaz de SharePoint ahora es elegante donde alguna vez fue torpe, lo que permite a los equipos compartir archivos y sincronizar información en el Explorador de archivos usando el mismo cliente de escritorio que en OneDrive para la Empresa. Tanto SharePoint como Exchange Online incluyen controles administrativos para impedir que los usuarios compartan información confidencial fuera de la organización.
Equipos de Microsoft
Esta plataforma colaborativa reemplaza el antiguo servicio Skype Empresarial y ofrece comunicaciones unificadas, videoconferencias HD y mensajería instantánea para suscriptores de Microsoft 365 en una organización, junto con una arquitectura basada en equipos y canales que cubre gran parte del mismo conjunto de características que alternativas como Slack. La versión gratuita de Teams permite a las pequeñas empresas utilizar el servicio sin tener que pagar ninguna tarifa de licencia. El uso de Microsoft Teams se ha expandido drásticamente desde principios de 2020, cuando los cierres relacionados con la pandemia lo convirtieron en una opción ideal para escenarios de trabajo remoto. Los desarrolladores detrás de Teams han estado lanzando nuevas funciones mensualmente para aplicaciones de escritorio, móviles y basadas en web.
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Servicios adicionales
Algunos planes de Microsoft 365 incluyen servicios dirigidos a audiencias específicas. Los planes Microsoft 365 Business Standard y Business Premium, por ejemplo, incluyen servicios para pequeñas y medianas empresas; Estas herramientas incluyen Microsoft Bookings, que permite a los clientes programar y gestionar citas, y MileIQ, un servicio de seguimiento de millas. Todos los planes Enterprise incluyen el servicio de red social Yammer y una selección de herramientas de automatización empresarial, que incluyen Microsoft Power Apps para crear formularios personalizados, Power Automate para optimizar flujos de trabajo repetitivos y Power BI Pro, una herramienta avanzada de análisis empresarial.
¿Qué aplicaciones de escritorio están disponibles en Microsoft 365?
Cada plan de Microsoft 365 que incluye aplicaciones de escritorio ofrece las siguientes aplicaciones de Office para todas las versiones compatibles de Windows y MacOS: Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Sólo en PC con Windows, Access y Publisher están disponibles. Microsoft anunció recientemente planes para incluir una versión “ligera” de Visio en sus planes comerciales. Estas aplicaciones se actualizan automáticamente a la última versión, con actualizaciones de seguridad mensuales y actualizaciones de funciones dos veces al año.
Las suscripciones a Microsoft 365 brindan licencias por usuario, lo que significa que las aplicaciones se pueden instalar y usar en hasta cinco teléfonos, cinco tabletas y cinco PC o Mac simultáneamente. Desde su portal de suscripción personal, un usuario puede iniciar sesión con sus credenciales de Microsoft 365 y administrar instalaciones sin tener que ingresar claves de producto ni preocuparse por la activación. Por el contrario, las versiones de Office con licencia perpetua generalmente tienen licencia para su uso en un solo dispositivo y no se pueden transferir.
Las versiones basadas en web de Word, Excel y PowerPoint ofrecen herramientas bastante sólidas que permiten editar archivos almacenados en OneDrive for Business. Estas herramientas funcionan en cualquier navegador de escritorio moderno sin necesidad de software adicional. La mayoría de los planes comerciales también ofrecen Outlook en la web.
Cuando inicia sesión con una suscripción activa en dispositivos móviles (iOS y Android), una nueva aplicación de Office unificada ofrece un lugar único para crear, ver y editar archivos de Word, Excel y PowerPoint. La aplicación Outlook proporciona una vista unificada de las cuentas de calendario y correo electrónico personales y comerciales. Las aplicaciones móviles también están disponibles para los servicios de Microsoft 365, incluidos OneDrive, Skype for Business y Microsoft Teams.
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¿Qué edición de Microsoft 365 es la adecuada para su empresa?
Para las pequeñas empresas, cuatro planes de Microsoft 365 admiten hasta 300 usuarios. Todos los precios indicados a continuación están actualizados a junio de 2021 y asumen un compromiso anual. (Los planes mensuales sin compromiso suelen costar alrededor de un 25% más).
Incluye solo los servicios en línea, incluidos Exchange Online y OneDrive for Business, sin acceso a las aplicaciones de escritorio de Office. Este plan es apropiado para organizaciones que desean tener correo electrónico administrado y almacenamiento en la nube pero que ya tienen una inversión en programas de escritorio de Office.
Incluye solo las aplicaciones de escritorio de Office y el almacenamiento de archivos en la nube de OneDrive for Business. No incluye el correo electrónico de Exchange Online ni ningún otro servicio en línea. Es una buena opción para las pequeñas empresas que desean un fácil acceso a las aplicaciones de Office y al almacenamiento en la nube pero no quieren cambiar su correo electrónico a los servidores de Microsoft.
Incluye todos los servicios en línea y aplicaciones de escritorio.
Incluye todos los servicios en línea y aplicaciones de escritorio, además de protección avanzada contra ciberamenazas y administración de dispositivos Microsoft Intune.
Para organizaciones más grandes, Microsoft ofrece tres planes Microsoft 365 Enterprise que admiten una cantidad ilimitada de usuarios. A diferencia de sus predecesores de Office 365, estos planes ahora incluyen licencias de Windows Enterprise por usuario, acceso al Centro de administración de Microsoft 365, herramientas de administración de dispositivos Microsoft Intune, Windows AutoPilot y Microsoft Endpoint Configuration Manager.
Ofrece servicios en línea y versiones en línea de las aplicaciones de Office, pero no incluye aplicaciones de escritorio. Este plan está dirigido específicamente a organizaciones que desean ofrecer correo electrónico y almacenamiento en la nube a los trabajadores de primera línea.
Combina toda la variedad de servicios en línea y aplicaciones de escritorio y es el plan más popular para empresas más grandes. Incluye funciones avanzadas de retención y descubrimiento de correo electrónico para abordar cuestiones de litigios. Carece de algunas características, como la capacidad de integrar Microsoft Teams con el sistema telefónico de una organización, e incluye un subconjunto de características Premium de Azure Active Directory.
Incluye algunas funciones avanzadas de eDiscovery, pero justifica su precio más alto con funciones de seguridad de nivel empresarial. Por ejemplo, cada suscripción a Microsoft 365 E5 es automáticamente un punto final para Microsoft 365 Threat Analytics y se puede integrar con Microsoft Defender Advanced Threat Protection.
Varios planes heredados de Office 365 Enterprise todavía están disponibles:
Ofrece servicios en línea y versiones en línea de las aplicaciones de Office, pero no incluye aplicaciones de escritorio. Las organizaciones que quieran seguir con ediciones específicas de Office mientras trasladan el correo electrónico y el almacenamiento en la nube a los servidores de Microsoft encontrarán apropiado este plan.
Incluye el mismo conjunto de servicios en línea y aplicaciones de escritorio que en Microsoft 365 E3.
Incluye la misma línea que su contraparte de Microsoft 365, menos la licencia de Windows Enterprise y las funciones asociadas.
Además de esos planes preconfigurados, los servicios individuales de Microsoft 365 están disponibles a la carta. Hay planes adicionales disponibles para organizaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales e instituciones educativas.
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Administrar Microsoft 365 en una organización
Microsoft 365 incluye un panel de administración que los administradores pueden usar para administrar licencias, suscripciones, características y seguridad. Esa consola puede ser abrumadora y, aun así, algunas funciones solo se pueden administrar mediante comandos de PowerShell.
Incluso en organizaciones pequeñas, es fundamental contar con un administrador de Office 365 capacitado que pueda administrar usuarios y configurar las opciones de seguridad adecuadamente. A menos que cuente con personal interno con la capacitación adecuada, vale la pena subcontratar esta tarea de gestión a un proveedor de servicios gestionados.
Como mínimo, todo administrador debe conocer los siguientes puntos de entrada para la administración de Office 365:
Portal de Microsoft 365Los usuarios pueden acceder aquí a servicios basados en web y también administrar instalaciones de aplicaciones de escritorio de Office.
Centro de administración de Microsoft 365 Para aquellos usuarios a los que también se les han asignado roles de administrador, este portal incluye opciones de configuración para administrar usuarios y grupos, licencias y facturación. Las opciones en la parte inferior del panel de navegación permiten el acceso a los centros de administración para servicios específicos, como Exchange Online y OneDrive for Business.
Centro de administración de Azure Active DirectoryCada suscripción empresarial de Microsoft 365 también incluye una cuenta gratuita de Azure Active Directory. Los administradores pueden administrar usuarios y dispositivos desde este portal y también pueden configurar relaciones con organizaciones externas y servidores locales existentes. Tenga en cuenta que algunas características requieren suscripciones premium de Azure AD.
Proteger cuentas y contenido
Los servicios de Microsoft 365 están diseñados para ser seguros de forma predeterminada. Puede realizar varios cambios en la configuración predeterminada para lograr el equilibrio adecuado entre seguridad y conveniencia.
Primero, habilite la autenticación multifactor iniciando sesión en el portal de Azure Active Directory como administrador global. Cada usuario debe proporcionar medios de contacto alternativos, como un teléfono…