Casi todas las personas con las que hablo en el trabajo se quejan del tamaño de su cuenta de correo electrónico corporativa. Normalmente no es un problema (pero la gente todavía se queja) porque cuando un buzón se acerca a su límite, la mayoría de los servidores de correo electrónico (como Microsoft Exchange) avisarán al usuario para que pueda limpiar el buzón antes que el servidor. hace cumplir sus límites de tamaño restringiendo el envío/recepción desde el servidor.
Ahora, todo esto está muy bien HASTA que… te vas de vacaciones por unos días, esas advertencias sobre el tamaño del correo electrónico van y vienen, y luego ¡bam! Su buzón de correo está lleno y ya no puede enviar/recibir el correo electrónico desde su teléfono móvil o incluso desde OWA (Outlook Web Access). He recibido la llamada un millón de veces. Mi iPhone no puede enviar correos electrónicos, ¡ayuda!
Entonces, ¿qué hacer? ¿Existe alguna solución para estos buzones de correo de tamaño insuficiente? ¿Qué debo hacer antes de irme de vacaciones?
Ahora les presento el infame (según TI) archivo PST de Outlook.
¿Qué son los archivos .PST de Outlook?
Los archivos de datos de Outlook o los archivos .PST de Microsoft Outlook (como son más conocidos) se pueden crear usando Microsoft Outlook para mover o copiar correos electrónicos y archivos adjuntos desde su cuenta de buzón del servidor a su PC local. Básicamente, es un archivo de almacenamiento o archivo local que crea para almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos en el disco duro, la unidad USB o el servidor compartido de su computadora (dependiendo de dónde los cree y almacene).
¿Cuánto puedes almacenar en archivos .PST de Outlook?
Antes de Outlook 2003/2007, los archivos .PST sólo podían almacenar 2 Gigabytes de correo electrónico y archivos adjuntos. Con Outlook 2003 y Outlook 2007, el formato cambió permitiendo que los archivos .PST crezcan según sea necesario hasta más de 20 Gigabytes de tamaño, a menos que se modifique la configuración predeterminada. Honestamente, no permita que obtengan 20 Gigas. Es un mucho Es mejor que sus archivos .PST no superen el tamaño de unos pocos gigas. Si necesita más espacio de almacenamiento, cree un nuevo archivo .PST en lugar de crear enorme Archivos .PST. Cuanto más grandes sean los archivos .PST, mayores serán las posibilidades de corrupción y pérdida de datos (además, más difícil será hacer una copia de seguridad de los malos). Puede adjuntar tantos archivos .PST a su cliente Outlook como necesite, así que simplemente separe su correo electrónico. lógicamente en varios archivos .PST si necesita almacenar más de unos pocos GIG de correo electrónico antiguo. SUGERENCIA: si está utilizando archivos .PST para archivar correos electrónicos antiguos, comprímalos después de copiar todos los datos antiguos en ellos. El correo electrónico suele ser sólo texto, por lo que se comprime MUY bien.
¿Cómo puedo crear archivos .PST de Outlook?
¿Por qué utilizar/crear archivos .PST? ¿Beneficios?
Tamaño del buzón
¿Recuerdas el primer párrafo de este artículo? La mayoría de los administradores de correo electrónico limitan el tamaño de los buzones corporativos. Cuanto más grande sea el buzón, más espacio en disco necesitarán, más copias de seguridad necesitarán Y más TIEMPO necesitarán para realizar esas copias de seguridad. Si eres un fanático del correo electrónico (como yo), un buzón de 200 megabytes simplemente no será suficiente. él. Ahí es donde entran los archivos .PST. Simplemente cree un archivo .PST y arrastre y suelte su correo electrónico en él. Funcionan como una carpeta de buzón normal en Outlook. Arrastrar y soltar. ¡Es sencillo!
Copia de seguridad y recuperación ante desastres
Si no tiene (o no confía) en un administrador de correo electrónico que realice copias de seguridad de su servidor de correo electrónico con regularidad, entonces copie su correo electrónico (sí, no necesita MOVER el correo a archivos .PST, también puede copiarlo) a un El archivo .PST local es un método rápido y sencillo para garantizar que su correo electrónico sea recuperable en un escenario de recuperación ante desastres del servidor.
Portabilidad
Los archivos .PST hacen que el correo electrónico sea portátil. Por ejemplo, digamos que desea mover el correo electrónico de un buzón a otro. Por ejemplo, tal vez estás cambiando de trabajo y quieres traer algún correo electrónico antiguo. O quizás esté cambiando de proveedor de alojamiento. O tal vez quieras copiar tu correo electrónico personal y laboral a un archivo .PST, guardarlo en una pequeña unidad USB y tenerlo contigo en todo momento. Como dije, los archivos .PST hacen que el correo sea muy portátil. Y sí, también lo es una cuenta de GMAIL, pero este artículo no trata sobre GMAIL :)
Seguridad
¿Sabía que es casi imposible rastrear o auditar si su departamento o encargado de TI está leyendo su correo electrónico? Mover el correo electrónico “confidencial” o “confidencial” del servidor de correo electrónico/Exchange a un archivo .PST local agrega una capa de seguridad.Nota: La mayoría de los departamentos de TI tienen la capacidad de capturar sus archivos .PST sin que usted lo sepa directamente desde su disco duro en el trabajo. Debido a esto, es esencial aplicar seguridad adicional en el disco duro de su computadora. Escribiré un artículo sobre este tema en breve, pero por ahora, échale un vistazo a este artículo. Es un poco “geek”, así que pronto publicaré un artículo que explica algunas opciones para proteger archivos .PST.
¿Cuáles son las desventajas de utilizar archivos .PST?
Acceso remoto
Una vez que el correo es movido en un archivo .PST, ya no estará disponible en el servidor mediante aplicaciones de acceso remoto como OWA o teléfonos móviles que SINCRONIZAN con su buzón de correo. Para acceder al correo electrónico en los archivos .PST, necesitará utilizar un cliente Microsoft Outlook completo. Una pequeña unidad USB puede ayudar en estas situaciones. Sin embargo, todavía no es tan conveniente como dejar el correo electrónico en el servidor.
No le agradarás a la gente y es posible que pierdas tu trabajo
Los archivos .PST con el tiempo (dependiendo de cuántos correos electrónicos reciba/conserve) pueden ocupar MUCHO espacio en su computadora local o en un servidor compartido, dependiendo de dónde los almacene. Los chicos de TI odian cualquier cosa que les obligue a trabajar en cualquier cosa, a menos que sea la creación de su currículum, por lo que poner una gran cantidad de datos en algún lugar que les obligue a comprar más espacio en disco les molesta. Al Departamento Legal Corporativo y a la mayoría de los departamentos de Gestión de Registros no les gustan los archivos .PST. ya que le permiten al usuario final ignorar o eludir fácilmente las políticas corporativas de retención/destrucción de documentos. A los equipos de seguridad de la información corporativa tampoco les gustan los archivos .PST porque si el Departamento Legal alguna vez les pide que recuperen datos para una demanda o citación, los archivos .PST puede exasperar el costo y el esfuerzo de la recuperación de datos.
Rendimiento del sistema y del cerebro
Cuanto más correo electrónico tenga, más correo electrónico necesitarán usted y su computadora para realizar un seguimiento y procesar. Debido a que Windows Search (o algún otro indexador de correo electrónico/sistema indexa más correos electrónicos y archivos adjuntos), su índice será mayor, Y su las búsquedas tardarán más.
Espero haber respondido todas sus preguntas sobre los archivos .PST de Microsoft Outlook y haber cubierto algunos pros y contras de alto nivel. Pero en caso de que me haya perdido algo, no dude en dejar un comentario o publicar su pregunta en mi foro.