Incluso antes coronavirus-covid-19 trastornó el planeta, el trabajo remoto había pasado de ser ese raro unicornio de acuerdos laborales a un componente estándar de la semana laboral de muchas personas. Allá por 2016, Gallup realizó una encuesta que encontró que el 43% de los estadounidenses empleados registraron al menos algún tiempo fuera de la oficina y en horario laboral. Un 31% de quienes trabajaron de forma remota al menos parte del tiempo pasan cuatro o cinco días a la semana fuera de la oficina. Una encuesta de Gallup realizada a finales de 2020 encontró que actualmente alrededor del 58% de los trabajadores estadounidenses trabajan desde casa al menos parte del tiempo.

En otras palabras, la pandemia ha acelerado una tendencia que se venía gestando desde hace mucho tiempo. Parte de esto tiene que ver con el ascenso del trabajador independiente. Casi el 50% de los millennials son trabajadores independientes y los empleadores tienen limitaciones en cuanto a cómo y cuándo requieren que los empleados contratados estén en el lugar. Pero el viento ha estado soplando de esta manera desde hace algún tiempo, y la pandemia ha obligado a las empresas con mano de obra tanto independiente como estable a reevaluar su postura sobre el trabajo remoto. Muchas de esas empresas han tenido que luchar para resolver problemas urgentes de seguridad, datos y colaboración relacionados con el trabajo remoto sin mucha preparación, dejándolas vulnerables a riesgos de seguridad e introduciendo ineficiencias innecesarias en sus flujos de trabajo. Mientras tanto, la evidencia preliminar sugiere que la productividad en realidad aumentó durante 2020 gracias al trabajo remoto, y que los empleados pueden estar trabajando más horas de las que habrían trabajado de otra manera.

Muchos empleadores ahora exigen el trabajo remoto o alientan a sus empleados tradicionales a trabajar desde casa, y con razón. Si bien continúa la batalla entre los defensores del tiempo fuera de la oficina, por un lado, y la casualidad de los encuentros en el lugar de trabajo, por el otro, resulta que hay algunos beneficios convincentes de los acuerdos de trabajo remoto que no deben pasarse por alto.

¿Cuáles son los mayores beneficios de una fuerza laboral remota?

Para los empleadores, esos beneficios vienen en forma de una mayor reserva de mano de obra potencial. Cuando un grupo de empleados no está restringido geográficamente, aumenta la probabilidad de encontrar al empleado adecuado. Los empleados fuera del área también pueden ser más baratos en muchos casos, lo que ahorra dinero a los empleadores.

También hay evidencia de que los trabajadores remotos son más productivos, incluso durante la pandemia. Según una encuesta reciente de Global Workplace Analytics, un 53% de los trabajadores remotos informaron que era probable que trabajaran horas extras. Eso se compara con sólo el 28% de los trabajadores de oficina. Según una encuesta reciente del Prodoscore Research Council (PRC), los trabajadores remotos han estado trabajando más horas que cuando trabajaban en el sitio.

Los trabajadores remotos que se salvaron de un viaje infernal también afirman sentirse menos estresados. En un estudio, investigadores suecos descubrieron que las parejas en las que al menos uno de ellos viaja más de 45 minutos por día experimentan tasas de divorcio un 40% más altas que aquellas con viajes más cortos. El coronavirus antes mencionado también resalta una ventaja fundamental del trabajo remoto: podría ayudar a mantener a los trabajadores en línea y saludables en situaciones en las que ir a la oficina pone en riesgo a los miembros del equipo. Con la creciente incertidumbre climática y las consecuencias relacionadas, como incendios forestales y sequías, una fuerza laboral distribuida puede mantener a las empresas en línea en caso de una crisis.

Quizás el mejor argumento a favor del trabajo remoto es que muchas de las antiguas barreras que impedían tener fuerzas de trabajo distribuidas han sido derribadas por la tecnología. Estas son algunas de las mejores herramientas para ayudar a su equipo remoto a colaborar de manera productiva, creativa y sin problemas.

¿Cuáles son las herramientas esenciales que los trabajadores remotos pueden utilizar para conectarse y colaborar?

Escritorio remoto

¿Quieres disfrutar de una plataforma de diapositivas desde casa pero todos tus recursos visuales están en la computadora de tu oficina? Necesitará una buena aplicación de escritorio remoto. Lo mismo ocurre con los trabajadores que son cien por ciento remotos pero que tienen un escritorio en casa al que desean acceder mientras viajan.

TeamViewer está disponible para Windows, OS X, iOS, Linux y Android. La transferencia de archivos, la transferencia del portapapeles, la activación por LAN y la fácil configuración lo convierten en una excelente opción para los trabajadores remotos que necesitan acceso básico al escritorio. No es necesario el reenvío de puertos y se requiere muy poca modificación del firewall para que funcione. También admite la autenticación de dos pasos. La versión para un solo usuario cuesta $50,90 al mes cuando se factura anualmente.

Una buena alternativa a TeamViewer. SplashTop admite transferencias de baja latencia y es lo más cerca que estará de sentarse frente a su computadora a kilómetros de distancia. La versión individual cuesta $5 por mes. Al igual que TeamViewer, admite pantalla compartida, lo cual es útil si eres un profesional de TI que explica a los empleados casi cualquier tema técnico.

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Opciones nativas y robustas si utilizas uno de los dos sistemas operativos predominantes. ARD ofrece administración remota completa de sistemas, incluidas actualizaciones de software, mientras que RDC ofrece acceso remoto un poco más limitado. Por otra parte, RDC es gratuito y ARD cuesta 80 dólares.

Telepresencia

La telepresencia no ha arrasado exactamente en el panorama del trabajo remoto, como muchos siguen esperando que lo haga. Pero usar robots y dispositivos de mesa para encarnar a los empleados mientras no están en la oficina al menos ya no es descabellado. Cisco, por ejemplo, ha ahorrado decenas de millones de dólares utilizando la telepresencia para incorporar a miembros de su fuerza laboral distribuida. De hecho, hay varias máquinas de telepresencia que compiten por ser su próximo avatar de reunión de trabajadores remotos. A continuación se muestran dos excelentes opciones.

Double 3 es esencialmente un iPad en un Segway teleoperado. La versión actual cuesta alrededor de 3.999 dólares, que es el extremo inferior de la telepresencia incorporada. El argumento es que estar físicamente encarnado permite una conexión interpersonal más auténtica. La movilidad también genera los tipos de interacciones aleatorias que muchos defensores de la fuerza laboral en la oficina valoran.

Meeting Owl es una videoconferencia bien hecha, una cámara de videoconferencia de 360 ​​grados que enfoca automáticamente a las personas que hablan en la sala. Con once pulgadas de alto, utiliza un conjunto de ocho micrófonos para captar el sonido y fijarse en la persona que habla. Los espectadores remotos en el otro extremo obtienen una vista panorámica de todos los asistentes a la reunión y una vista de primer plano del orador actual, lo que significa que ya no tendrás que inclinarte hacia la toma cuando te quedes atrapado en la esquina de la mesa.

Aplicaciones de comunicación en tiempo real

Ya sea que estés al final del pasillo o al otro lado del mundo, Slack es claramente el líder en chat en equipo en tiempo real. La premisa básica es que Slack ahorra bandejas de entrada de correo electrónico y reduce la cantidad de cc y bcc engorrosos que necesita administrar. Se pueden crear equipos en torno a departamentos, proyectos, clubes de fans de empleados… realmente cualquier cosa que desees. Los mensajes se envían a los equipos a través del espejo de popa, o puedes enviar mensajes directos a personas individuales o a grupos más pequeños.

Slack se integra tanto con Google Docs como con DropBox. Tiene una API sólida que permite a los profesionales de TI adaptar las aplicaciones de Slack a las necesidades específicas del equipo.

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Además: Las mejores herramientas de colaboración en línea: cómo los equipos remotos se mantienen productivos

Teams, que forma parte de las suscripciones premium de Office 365, es un paquete de comunicación y colaboración de servicio completo para usuarios de Windows. Puede realizar videollamadas y llamadas VOIP dentro de Teams, enviar mensajes directos y grupales a otros usuarios y compartir trabajo desde otras aplicaciones de 365, como PowerPoint y Excel.

Slack es tan dominante en este espacio que todo se reduce a Slack y un montón de alternativas. Si se suscribe a un espíritu de código abierto, definitivamente consulte Mattermost, que es una opción de nube privada de código abierto que emula activamente muchas de las funciones de Slack. Rocket Chat es otra opción de código abierto que vale la pena considerar, especialmente si la videoconferencia es una prioridad.

Alternativas flojas

Formando una canción infantil accidental de palabras que suenan graciosas, las innumerables alternativas de Slack incluyen Ryver, Glip, Twist, Fleep y Flock.

Videochat

Si tiene reuniones de equipo grandes que incluyen muchos trabajadores remotos, Zoom es una aplicación de video chat que admite el modo Brady Bunch de docenas de participantes (Google Hangouts, una buena alternativa gratuita, recientemente aumentó el límite de participación en Hangouts a 25). Se admiten reuniones grandes con hasta 500 participantes como función adicional. La versión pro de Zoom cuesta $ 149,90 por año, lo que necesitará porque la versión gratuita limita las reuniones a 40 minutos. (Google Hangouts, nuevamente, es gratis).

Microsoft pretende hacerse con parte de la cuota de mercado de Slack con sus equipos clonados de Slack. Parte de ese juego incluye una versión empresarial de Skype, propiedad de Microsoft. Actualmente, tanto Teams como Skype están disponibles como parte del paquete Microsoft 365, que comienza en $5 al mes por usuario con un compromiso anual.

Sin complementos, sin aplicaciones. Join.me está basado en la web y se destaca por su simplicidad. Una característica interesante llamada pizarra permite a los equipos anotar ideas en un documento compartido durante los chats, lo que resulta útil cuando se realiza una lluvia de ideas o se intenta cumplir una agenda.

¿Cuáles son las mejores herramientas que los trabajadores remotos pueden utilizar para la gestión de proyectos y del tiempo?

Gestión de proyectos

Como empresa, Basecamp es una anomalía refrescante en un mundo tecnológico que se basa en importantes rondas de financiación y grandes jugadas de mercado. La plataforma de gestión de proyectos basada en web evolucionó a partir de una suite de comunicaciones interna diseñada por una empresa de diseño web llamada 37Signals. La empresa derivada ha recibido muy poca financiación, pero sigue siendo la solución de gestión de proyectos más conocida que existe.

Las funciones principales de Basecamp incluyen gestión de tareas, mensajería, colaboración, intercambio de archivos, programación, informes y una función de búsqueda universal que hace que todo se pueda recuperar fácil y rápidamente. El campamento base cuesta $ 99 por mes.

Monday ha estado haciendo publicidad agresiva con la esperanza de posicionarse como una alternativa viable a Basecamp. Basadas en Kanban y visualmente impresionantes, las plataformas de gestión de proyectos basadas en la nube están dirigidas a equipos pequeños y medianos y utilizan etiquetas para identificar claramente quién está trabajando en qué y cuándo.

El gran inconveniente es el precio. Una versión básica del servicio cuesta $24 por mes, pero solo obtienes 5 GB de almacenamiento de archivos. La versión estándar con más funcionalidad cuesta $30 por mes y ofrece más automatizaciones e integraciones.

La gran fortaleza de Asana es la gestión del flujo de trabajo, aunque también hace un buen trabajo con la gestión de tareas. Su nueva función de línea de tiempo lo coloca más firmemente en el campo de las herramientas de gestión de proyectos, en lugar de ser más estrictamente una herramienta de colaboración y gestión de tareas.

En su forma más simple, Asana permite que diferentes equipos realicen un seguimiento de los proyectos y asignen tareas y subtareas. La fortaleza (y para algunas aplicaciones, la debilidad) está en la flexibilidad. Los gerentes pueden configurar Asana prácticamente como quieran, usándola como una herramienta de asignación de tareas, por ejemplo, un mapa del proyecto o un registro continuo de las actividades de la empresa. La flexibilidad viene con una curva de aprendizaje y también significa que alguien debe encargarse de configurar el sistema de la manera correcta desde el principio.

Trello es tan simple como parece cuando se trata de gestión de proyectos, pero esa simplicidad oculta un increíble poder organizativo y de gestión de tareas. Trello se basa en la noción de tableros de anuncios. Cada tablero puede representar, por ejemplo, un proyecto. Dentro de cada tablero, los equipos crean listas, que luego completan con tarjetas. Las tarjetas pueden asignarse a miembros específicos del equipo, etiquetarse, sellarse con una fecha límite y llenarse de comentarios o archivos adjuntos. La naturaleza jerárquica del sistema lo hace flexible manteniendo al mismo tiempo una simplicidad básica.

Gestión del tiempo

Si usted…