Con Google Forms, los encuestados pueden cargar archivos directamente a su Google Drive. Los archivos pueden ser de cualquier tamaño, pueden ser de cualquier tipo y puedes aceptar varios archivos en el mismo formulario. Todos los archivos cargados a través de un formulario de Google se almacenan en una única carpeta en su Google Drive. Esto puede convertirse rápidamente en un problema, ya que es imposible saber qué formulario ha subido el encuestado y qué conjunto de archivos.
Document Studio puede ayudarte organizar archivos automáticamente a medida que se cargan en su Google Drive a través de Formularios. Puede configurar flujos de trabajo en Document Studio para organizar archivos en subcarpetas según las respuestas del formulario. Incluso puedes cambiar el nombre de los archivos según las respuestas del usuario.
Formulario de carga de archivos
Para darle un ejemplo, aquí hay un formulario de Google para una escuela donde los estudiantes pueden cargar sus tareas en formato PDF o Word. La escuela puede configurar flujos de trabajo para que los archivos se organicen en Google Drive como /Tarea/Nombre del profesor/Nombre del sujeto/Nombre del estudiante.pdf, etc. Por lo tanto, si Jennifer quiere ver todas las tareas de Historia de su clase, puede simplemente mirar la carpeta /Tarea/Jennifer/Historia.
Copiar o mover cargas de archivos
Instale el complemento Document Studio e inícielo dentro de su formulario de Google. Asigne a su flujo de trabajo un nombre descriptivo y haga clic en Continuar para pasar a la página de condiciones.
Si desea que este flujo de trabajo se ejecute solo para respuestas de formulario específicas, como cuando el asunto ingresado es Historial, puede agregarlas en la pantalla Condiciones. A continuación, elija Cargas de archivos de la lista de tareas disponibles.
Configurar cargas de archivos
Document Studio le permite realizar tres operaciones en archivos cargados a través de Google Forms. Puede:
Mover archivos a otra carpeta Copiar archivos a otra carpeta Cambiar el nombre de los archivos según las respuestas del usuario
Como primer paso, seleccione la pregunta Subir archivo de la lista de preguntas disponibles.
Cambiar carpeta de destino
Luego, elija la carpeta principal de Google Drive donde desea copiar o mover estos archivos cargados. Luego proporcione la ruta de la subcarpeta y esto se puede generar dinámicamente en función de las respuestas del formulario.
Por ejemplo, si desea crear carpetas separadas para cada estudiante en su Google Drive, puede usar la siguiente ruta de subcarpeta:
/tarea/{{Profesor de la clase}}/{{Asunto}}/{{Nombre del estudiante}}
Cambiar el nombre de los archivos cargados
Cuando copia o mueve archivos a otra carpeta de Google Drive, se conserva el nombre del archivo original. Sin embargo, puede cambiar el nombre de los archivos según las respuestas dadas por los encuestados.
Por ejemplo, si desea anteponer el nombre del estudiante en el archivo original, el archivo renombrado sería:
{{Nombre del estudiante}}-{{Nombre del archivo}}. {{Extensión de archivo}}
Las variables {{Nombre de archivo}} y {{Extensión de archivo}} se refieren al nombre y la extensión del archivo original cargado por el usuario en su formulario de Google.
Haga clic en Listo para aplicar localmente sus cambios. Si tiene varias preguntas sobre carga de archivos en su formulario de Google, puede agregar otra tarea de carga de archivos para ellas en el mismo flujo de trabajo.
Activar flujo de trabajo
En la siguiente pantalla, active la opción Ejecutar al enviar el formulario y el flujo de trabajo se ejecutará cada vez que se reciba un nuevo envío de formulario de Google.
Haga clic en el botón Guardar y el flujo de trabajo aparecerá ahora en el panel de flujo de trabajo, donde podrá editarlo, eliminarlo o ejecutarlo manualmente.