Document Studio le permite crear documentos y correos electrónicos personalizados a partir de plantillas. Estas plantillas incluyen campos de combinación, encerrados entre llaves dobles, para personalizar sus documentos y mensajes de correo electrónico con información de la fuente de datos, que podría ser una hoja de cálculo de Google o una respuesta de Formularios de Google.
Si anteriormente utilizó una solución de generación de documentos diferente, esa aplicación podría haber usado un nombre diferente para identificar los campos de combinación. Podrían llamarse etiquetas de plantilla, marcadores de posición, marcadores o tal vez simplemente variables.
Ejemplo de combinación de campos
Los campos de combinación indican dónde debe la aplicación completar la información dinámica en su documento y de dónde debe provenir esa información. Document Studio reemplazará todos los campos de combinación de su plantilla con datos de entrada reales de Google Sheets (o Google Forms) para generar el documento de salida.
Por ejemplo, si una pregunta en su formulario de Google dice ¿Cuál es su nombre?, el marcador que se utilizará en la plantilla de correo electrónico o documento será {{¿Cuál es su nombre}}.
Comencemos con una plantilla simple.
{{ Nombre común }} pertenece a la familia de plantas {{ Nombre de familia }} y su nombre científico es {{ Nombre científico }}
La plantilla anterior contiene tres campos de combinación, Nombre común, Apellido y Nombre científico, y se pueden reconocer fácilmente ya que los campos están rodeados por llaves dobles.
Marcadores de fórmula
Puede crear columnas adicionales en la hoja de cálculo de Google de origen con fórmulas y utilizar los títulos de las columnas como marcadores en su plantilla.
La hoja de cálculo contiene una columna llamada Número de factura que contiene el número de factura único para cada fila generada por una fórmula de matriz utilizando la fecha de la factura y la posición de la fila en la hoja de cálculo.
IF(ROW(A:A)=1,”Número de factura”,
IF(ESBLANCO(A:A),””, “DI/”&DERECHA(REPT(0,5)&ROW(A:A),5)&”/”&AÑO(B:B))))
La fórmula anterior generará un número de factura único para cada fila de la hoja de cálculo, siempre que no haya filas en blanco. Si hay filas en blanco, la fórmula generará una celda en blanco. Ahora puede usar el marcador {{ Número de factura }} en su plantilla, aunque no estaba disponible en la hoja de cálculo de origen.
Reglas de combinación de campos
Hay algunas reglas simples que debes seguir al usar campos de combinación en plantillas.
Un campo de combinación debe estar siempre entre llaves dobles. Se puede insertar un campo de combinación varias veces en la misma plantilla. Cada campo de combinación en la plantilla del documento debe asignarse a una columna en la fuente de datos; de lo contrario, ese campo se reemplazará con una cadena vacía. Si está fusionando datos de Google Sheets, los encabezados de las columnas de su hoja de cálculo deben coincidir exactamente con los nombres de los campos de combinación en su plantilla. Si está fusionando datos de Formularios de Google, los títulos de las preguntas de su formulario deben coincidir exactamente con los nombres de los campos de combinación en la plantilla del documento. Utilice la sintaxis especial Insertar para insertar imágenes, códigos QR y gráficos dinámicos en sus documentos y correos electrónicos. Utilice Scriptlets para manipular contenido dinámico en sus correos electrónicos y aplicaciones de soporte.